Przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych sygnalistów – zasady, procedury i ochrona

Sygnalista odgrywa kluczową rolę w ujawnianiu naruszeń prawa w organizacjach. Zgłoszenia zewnętrzne są często kluczowe dla wykrycia poważnych naruszeń prawa. Przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych sygnalistów przez Rzecznika Praw Obywatelskich oraz organu publiczne to proces, który wymaga precyzyjnie określonych procedur i ochrony, aby zapewnić poufność i bezpieczeństwo osoby zgłaszającej. W tym artykule omówimy, jak przebiega proces przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, jakie są obowiązki podmiotów przyjmujących takie zgłoszenia oraz jakie przepisy prawne regulują ochronę sygnalistów.

Ustawa o sygnalistach i jej kluczowe przepisy

Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów wprowadza szczegółowe przepisy dotyczące ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa. Przepisy te obejmują m.in. obowiązek pracodawców do stworzenia procedur wewnętrznych, ale również obowiązek Rzecznika Praw Obywatelskich i organów publicznych do stworzenia procedur zewnętrznych, a także ochronę sygnalistów przed działaniami odwetowymi, kwestię ujawnienia publicznego, odpowiedzialności karnej czy ochrony danych osobowych. Ustawa ta stanowi kluczowy element systemu ochrony sygnalistów w Polsce.

Sygnalista – kim jest i jakie ma prawa?

Sygnalista to osoba, która informuje o nieprawidłowościach w organizacji. Może to być pracownik, współpracownik lub osoba z zewnątrz, która posiada informacje o naruszeniu norm prawnych. Ustawa wskazuje obszerny katalog osób, które są uprawnione do zgłaszania naruszeń. W Polsce wdrożona ustawa określa zasady dokonywania zgłoszeń oraz gwarantuje sygnalistom odpowiednią ochronę przed działaniami odwetowymi. Więcej na temat tego, kim jest sygnalista przeczytaz tutaj: https://kancelaria-jp.pl/kim-jest-sygnalista-i-jaka-role-odgrywa-w-przedsiebiorstwie/

Procedura dokonywania zgłoszenia zewnętrznego a procedury zgłoszeń wewnętrznych

Zgodnie z obowiązującą ustawą, zgłoszenia zewnętrznego można dokonać organowi publicznemu czy też Rzecznikowi Praw Obywatelskich i powinno się ono odbywać się zgodnie z określonymi procedurami, ale przede wszystkim sygnalista powinien dokonać zgłoszenia w dobrej wierze. Sygnaliści, którzy dokonują zgłoszenia w złej wierze, czyli np. zgłaszają nieprawdę, mogą zostać pozbawieni ochrony przewidzianej w ustawie.

Procedury zapewniają zabezpieczenie przed działaniami odwetowymi, a instytucje publicznie nie mają prawa ujawniać tożsamości sygnalisty (chyba że sam wyrazi na to zgodę), co jest kluczowe dla skutecznego funkcjonowania systemu zgłaszania naruszeń.  Ważne jest, aby dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego były łatwo dostępne na stronie internetowej odpowiedniego podmiotu. W przypadku organów publicznych będzie to Biuletyn Informacji Publicznej.

Zgłoszenie to może dotyczyć informacji, które zostały uprzednio zgłoszone podmiotowi prawnemu lub z pominięciem procedury wewnętrznej — bezpośrednio do właściwego organu publicznego. 

Zgłoszenia zewnętrzne powinny być przyjmowane i weryfikowane zgodnie z trybem postępowania mającym zastosowanie w przypadku naruszeń prawa. Tryb ten jest określony w przepisach ustawy i obejmuje wszystkie etapy procesu, od przyjęcia zgłoszenia, przez weryfikację, aż po podjęcie działań następczych.

Dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

Zgodnie z ustawą za przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych i podjęcie działań w celu ich weryfikacji odpowiedzialny jest Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organy publiczne. Procedura zgłoszeń zewnętrznych jest jasno określona w przepisach i obejmuje:

Jakie informacje powinny być przekazane w zgłoszeniu zewnętrznym?

Sygnalista powinien przekazać w zgłoszeniu zewnętrznym wszystkie istotne informacje o naruszeniu prawa, w tym:

Przekazanie pełnych i precyzyjnych informacji pozwala na szybsze i bardziej efektywne podjęcie działań przez instytucje publiczne.

Skutki zgłoszenia zewnętrznego do organu publicznego

Zgłoszenie do podmiotu publicznego, skutkuje podjęciem działań następczych przez odpowiednie instytucje. W przypadku, gdy zgłoszenie jest zasadne, instytucje te mają obowiązek podjąć kroki mające na celu wyjaśnienie sprawy i zapewnienie ochrony prawnej sygnaliście.  Organ publiczny przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia dokonania zgłoszenia, co zapewnia przejrzystość i efektywność całego procesu. W uzasadnionych przypadkach instytucja publiczna może przedłużyć ten termin, jednak nie powinien on przekraczać 6 miesięcy od dnia dokonania zgłoszenia. Informacja zwrotna jest kluczowa dla utrzymania transparentności i zaufania do systemu zgłaszania naruszeń. Sygnalista powinien być informowany o statusie zgłoszenia oraz o podjętych działaniach, co pozwala na monitorowanie postępów i daje pewność, że zgłoszenie zostało odpowiednio rozpatrzone. Organ odstępuje od przekazywania informacji sygnaliście jedynie w przypadku, gdy sygnalista nie podał danych do kontaktu czy dokonał zgłoszenia anonimowo.

Procedura zgłoszeń zewnętrznych w praktyce

Do przyjmowania i skutecznego zarządzania zgłoszeniami niezbędne jest wprowadzenie odpowiedniej procedury. Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organy publiczne mają 6 miesięcy od publikacji ustawy w Dzienniku Ustaw na wdrożenie odpowiednich kanałów zewnętrznych i procedury. 

Organy publiczne a anonimowość zgłoszenia

Procedury zewnętrzne odgrywają kluczową rolę w zapewnieniu skutecznego systemu zgłaszania naruszeń prawa. Podmioty publiczne mają obowiązek stworzenia jasnych i przejrzystych procedur, które umożliwią sygnalistą zgłaszanie naruszeń w sposób poufny i bezpieczny. Procedury te powinny obejmować m.in. kanały zgłaszania, ochronę danych osobowych oraz mechanizmy ochrony przed działaniami odwetowymi. Podobnie jak podmioty prawne, każdy organ publiczny może samodzielnie zdecydować, czy będzie przyjmował zgłoszenia anonimowe. Taka informacje również powinna być zawarta w procedurze.

Przepisy prawne dotyczące ustawy o ochronie sygnalistów

Zapewnienie poufności dla sygnalistów jest jednym z kluczowych elementów skutecznego systemu zgłaszania naruszeń. Zabezpieczenie sygnalistów w Polsce jest regulowane przez ustawę, która wprowadza szczegółowe przepisy dotyczące procedury zgłaszania naruszeń oraz ochrony osób zgłaszających. 

Zgodnie z ustawą, osoba, która dokona zgłoszenia zewnętrznego o nieprawidłowościach, ma prawo do:

Ochrona sygnalistów

Ochrona sygnalistów jest jednym z głównych celów przepisów dotyczących zgłaszania naruszeń prawa. Przepisy te, wynikające z dyrektywy unijnej i polskiej ustawy, mają na celu zapewnienie, że osoby zgłaszające naruszenia prawa nie będą narażone na działania odwetowe. Sygnaliści i obowiązki podmiotów publicznych w tym zakresie są jasno określone, a ich przestrzeganie jest kluczowe dla zapewnienia skutecznego funkcjonowania systemu ochrony sygnalistów.

Co ważne, zgłaszanie naruszeń prawa podmiotowi publicznemu bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego nie skutkuje pozbawieniem zgłaszającego ochrony przewidzianej w ustawie. Organy powinny jednak zachęcać do dokonywania w pierwszej kolejności zgłoszeń wewnętrznych, ponieważ już na tym etapie zgłoszenie może zostać odpowiednio zweryfikowane, a sprawa wyjaśniona na etapie wewnętrznym, bez ingerencji organów publicznych. Nie zawsze jednak taka opcja jest możliwa, a sygnalista może się obawiać reakcji np. swojego pracodawcy, stąd też możliwość pominięcia ścieżki określonej w wewnętrznej procedurze zgłaszania naruszeń prawa. 

Podsumowanie

Przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych sygnalistów to proces, który wymaga precyzyjnie określonych procedur i zabezpieczeń, aby zapewnić bezpieczeństwo i poufność zgłaszających. Ochrona sygnalistów, wynikająca z przepisów prawnych, jest kluczowym elementem zapewniającym, że osoby zgłaszające naruszenia prawa będą chronione przed działaniami odwetowymi.

Dzięki zgłaszaniu naruszeń prawa możliwe jest szybkie wykrywanie i eliminowanie nieprawidłowości, co przyczynia się do poprawy etyki i transparentności w działalności firmy. 

Jeżeli masz pytania dotyczące przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych sygnalistów, skontaktuj się z naszą kancelarią, aby uzyskać profesjonalne wsparcie prawne. Pomożemy Ci kompleksowo wdrożyć przepisy dotyczące ochrony sygnalistów oraz polecimy Ci gotowe systemy obsługi zgłoszeń sygnalistów, z którymi współpracujemy.

kontakt@kancelaria-jp.pl

Ochrona sygnalistów w Urzędach Gminy

Ochrona sygnalistów w Urzędach Gminy

Jako kancelaria prawna świadczymy kompleksowe usługi w zakresie wdrożenia przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928) zarówno dla prywatnych przedsiębiorców jak i podmiotów publicznych. Ustawa weszła w życie jako implementacyjna dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Nie każdy zdaje sobie sprawę, że to właśnie podmioty publiczne będą miały za zadanie najczęściej wprowadzenie zarówno kanałów wewnętrznych jak i zewnętrznych. 

Kanały wewnętrzne i zewnętrzne do zgłaszania naruszeń prawa w samorządach i organach publicznych

Ustawa wskazuje, że każdy podmiot prawny zatrudniający powyżej 50 osób na umowę o pracę w przeliczeniu na pełne etaty oraz na podstawie innej umowy cywilnoprawnej powinny wprowadzić wewnętrzne kanały zgłoszeń naruszenia prawa i nieprawidłowości dla sygnalistów do 25 września 2024 r. Podmiot prawny zatrudniający mniej niż 50 pracowników może fakultatywnie dokonać wdrożenia przepisów dyrektywy UE oraz ustawy o ochronie sygnalistów. Więcej o kanałach wewnętrznych przeczytasz tutaj.

Z kolei Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organ publiczny przyjmują zgłoszenia zewnętrzne. W przypadku gmin będą to jednostki samorządu terytorialnego powyżej 10 000 mieszkańców. Przypominamy w tym zakresie, że każdy sygnalista ma prawo do zgłaszania nieprawidłowości do podmiotu prawnego, w którym doszło do naruszenia prawa (kanał wewnętrzny) bądź od razu do właściwego organu sektora publicznego (zgłoszenie zewnętrzne). Oznacza to, że Urząd Gminy jako jednostka samorządu terytorialnego zatrudniająca powyżej 50 osób o liczbie mieszkańców powyżej 10 000 będzie musiała wprowadzić zarówno wewnętrzne jak i zewnętrzne kanały do dokonania zgłoszenia. Na wprowadzenie zewnętrznych kanałów zgłoszeń Urząd będzie miał 6 miesięcy od dnia opublikowania ustawy, jednak należy się do tego przygotować odpowiednio wcześniej.

Dokumenty wymagane przez ustawę o ochronie sygnalistów — procedura, rejestry i inne

Ustawa wskazuje dwa podstawowe dokumenty, które będzie musiał przygotować organ publiczny w celu wdrożenia ochrony sygnalistów. Są to procedura zgłaszania naruszeń oraz rejestr zgłoszeń. W przypadku jednak gmin, które zatrudniają powyżej 50 pracowników, niezbędne będzie posługiwanie się dwoma kompletami dokumentów- jednym dla zgłoszeń wewnętrznych pracowników i współpracowników urzędu, a drugim dla zgłoszeń zewnętrznych jako organu właściwego do podejmowania działań następczych. Przestrzegamy tutaj, że procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych różni się diametralnie od tej, która powinna zostać przyjęta dla kanałów wewnętrznych, a sama ustawa stwierdza, że kanały te powinny być w pełni niezależne od siebie.

Sygnalista w Urzędzie — obowiązki Gmin związane z obsługą zgłoszeń sygnalistów

Urzędy Gmin będą przede wszystkim ustalać, czy są właściwe do podejmowania działań następczych i będą uprawnione do przekazywania zgłoszenia do właściwego organu publicznego. Oprócz m.in. typowej procedury potwierdzania zgłoszeń, prowadzenia postępowania wyjaśniającego oraz działań następczych, organy będą również zobowiązane do wydawania zaświadczeń dla sygnalisty o dokonanym zgłoszeniu i udzielonej z tego tytułu ochronie. Organy publiczne w pierwszej kolejności z kolei dokonują sprawdzenia, czy są organem właściwym do podjęcia działań następczych związanych ze zgłoszenie. Jeśli odpowiedź jest negatywna, to w odpowiednim czasie przekazują zgłoszenie właściwemu organowi i informują o tym sygnalistę.

Obsługa zgłoszeń sygnalistów w Urzędzie Gminy a dane osobowe 

Wdrożenie systemu obsługi zgłoszeń to również obowiązek aktualizacji dokumentacji związanej z ochroną danych osobowych. Chociaż polska ustawa nie wskazuje wprost, jakie dokumenty powinny w związku z tym powstać, można zakładać, że chodzi przede wszystkim o upoważnienie do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz zewnętrznych, klauzulę informacyjną czy dodanie odpowiednich zapisów do polityki prywatności oraz rejestru czynności przetwarzania danych osobowych. Nowe przepisy bowiem wskazują na nowe przesłanki przetwarzania danych osobowych w związku z obowiązkiem ustawowym.

Jesteśmy kancelarią specjalizującą się w ochronie sygnalistów i oferującą kompleksowe rozwiązania w kwestii wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych i zewnętrznych w Urzędach Gminy czy innych organach administracji publicznej. Jeśli są Państwo zainteresowani naszym wsparciem, to zapraszamy do kontaktu: kontakt@kancelaria-jp.pl

radca prawny Ewelina Jasion

Ustawa o ochronie sygnalistów opublikowana w Dzienniku Ustaw

Ustawa o ochronie sygnalistów opublikowana w Dzienniku Ustaw

Wraz z wdrożeniem Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, a co za tym idzie publikacją nowej ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów w Dzienniku Ustaw, mamy do czynienia z istotnym krokiem w stronę zwiększenia ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa. Ta nowa regulacja, mająca wejść w życie wkrótce, ma na celu wzmocnienie praw i bezpieczeństwa sygnalistów w Polsce. Warto zapoznać się z tą ustawą, aby lepiej zrozumieć jej znaczenie i wpływ na nasze życie oraz działalność zawodową.

Ustawa została opublikowana w Dzienniku Ustaw 24 czerwca 2024 r. Oznacza to, że przepisy mają zacząć obowiązywać po 3 miesiącach po ogłoszeniu, tj. wejdą w życie 25 września 2024 r. a dla obowiązków związanych ze zgłoszeniami zewnętrznymi dokonywanymi do Rzecznika Praw Obywatelskich i organów publicznych- 6 miesięcy po ogłoszeniu tj. 25 grudnia 2024 r. Co to oznacza?

Kim jest sygnalista?

Przypomnijmy, że ustawa o sygnalistach jest pokłosiem unijnej dyrektywy, zatem wdrożenie przepisów o sygnalistach zgłaszających lub ujawniających publicznie naruszenia prawa było obowiązkiem Polski jako członka Unii Europejskiej. Najprościej rzecz ujmując, w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów sygnalistą zgodnie z przepisami jest osoba zgłaszająca lub ujawniająca naruszenia prawa w podmiocie prawnym, lub organie publicznym, które informacje o naruszeniu sygnalista uzyskał w kontekście związanym z pracą.

Ustawa o sygnalistach- jakie naruszenia można zgłaszać?

Sygnaliści mogą zgłaszać różne rodzaje naruszeń prawa, w tym działania lub zaniechania niezgodne z prawem, które mogą mieć negatywne konsekwencje dla interesów publicznych, finansowych Skarbu Państwa, czy konstytucyjnych wolności i praw człowieka. Zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa w dziedzinach takich jak m.in. ochrona środowiska, zdrowia publicznego, przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Początkowo w projekcie ustawy wskazane były również naruszenia z zakresu prawa pracy, ale poprawką Senatu zostały one wykreślone z projektu.

Kogo dotyczy ustawa o ochronie sygnalistów?

Ustawa nakazuje podmiotom prawnym zatrudniającym co najmniej 50 osób do stworzenia wewnętrznych kanałów zgłoszeń dla sygnalistów (próg ten nie dotyczy podmiotów wykonujących działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu). Z kolei Rzecznik Praw Obywatelskich i organy publiczne mają obowiązek stworzenia kanałów dla zgłoszeń zewnętrznych. Rzecznik Praw Obywatelskich odgrywa kluczową rolę w systemie ochrony sygnalistów w Polsce. Zadania organów publicznych związane ze zgłaszaniem informacji o naruszeniach prawa obejmują monitorowanie i wspieranie sygnalistów oraz podejmowanie działań w przypadkach naruszeń praw sygnalistów. Rzecznik ma także uprawnienia do interweniowania w sprawach związanych z działaniami odwetowymi. Wszystkie jednak wymienione te podmioty mają obowiązek wdrożenia odpowiedniej procedury przyjmowania zgłoszeń i dokonywania działań następczych. 

Jeśli Twoja firma na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku zatrudnia co najmniej 50 osób na umowę o pracę (tutaj przeliczamy to na pełne etaty) lub na innej podstawie niż stosunek pracy (tutaj każdą osobę liczymy x1) to masz obowiązek wdrożenia odpowiednich procedur, stworzenia kanału lub kanałów wewnętrznych oraz wyznaczyć osoby do przyjmowania, rozpatrywania zgłoszeń i podejmowania działań następczych. O tym, jak wdrożyć nowe przepisy w swojej firmie, ustalić procedurę zgłoszeń wewnętrznych zgodnie z przepisami ustawy czy jak powinny wyglądać kanały zgłoszeń, pisaliśmy tutaj. 

Jak dokonać zgłoszenia? Zgłoszenie wewnętrzne, zewnętrzne i ujawnienie publiczne

Dokonywanie zgłoszeń naruszeń prawa wewnętrznie i zewnętrznie

Sygnalista ma dwie możliwości zgłoszenia naruszenia prawa oraz w pewnych przypadkach dokonania ujawnienia publicznego. Powzięcie informacji o naruszeniu prawa może zgłosić wewnętrznie do pracodawcy bądź zewnętrznie do organu publicznego. Tutaj sygnaliści mają dobrowolność, chociaż zaleca się w pierwszej kolejności spróbować rozwiązać problem wewnętrznie.

Sygnalista może dokonać zgłoszenia poprzez odpowiednie kanały wewnętrzne lub zewnętrzne, co zapewnia ochronę tożsamości i bezpieczeństwo przed działaniami odwetowymi. Aby dokonać zgłoszenia zewnętrznego lub wewnętrznego należy przekazać informacje o naruszeniu prawa poprzez ustalony przez podmiot prawny lub organ publiczny wewnętrzny, lub zewnętrzny kanał zgłoszeń. Każdy podmiot i organ publiczny obowiązany na podstawie przepisów ustawy powinien opublikować w miejscu ogólnodostępnym procedurę przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, w której sygnalista powinien znaleźć szczegółowe informacje na temat tego, jak powinien dokonać zgłoszenia, w szczególności przez jaki kanał zgłoszeń (np. listownie, ustnie czy elektronicznie).

Ujawnienie publiczne

Ujawnienie publiczne to z kolei sytuacja, gdzie sygnalista ujawnia publicznie informacje o naruszeniach prawa.

Ujawnienia publicznego może dokonać sygnalista w następujących przypadkach:

-chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację.

Działanie odwetowe i warunki objęcia ochroną sygnalistów zgłaszających naruszenia prawa

Działania odwetowe wobec sygnalistów są jednym z głównych zagrożeń, jakie napotykają osoby zgłaszające naruszenia prawa. Nowe przepisy ustanawiają zakaz podejmowania działań odwetowych, prób czy gróźb zastosowania takich działań przeciwko sygnaliście, osobie z nim powiązanej czy pomagającej mu dokonać zgłoszenia. W tym celu ustawa wskazuje otwarty katalog takich działań jak np. dyskryminacja, mobbing, odmowa nawiązania czy rozwiązanie stosunku pracy. To na pracodawcy spoczywa ciężar udowodnienia, że np. rozwiązanie stosunku pracy nie nastąpiło w związku ze zgłaszaniem informacji o naruszeniach prawa. 

Sygnalista, wobec którego zastosowano działania odwetowe, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w poprzednim roku bądź prawo do zadośćuczynienia.

Czy ochrona sygnalistów zgłaszających lub ujawniających naruszenia jest nieograniczona?

Warunki objęcia ochroną osób zgłaszających lub ujawniających publicznie informacje o naruszeniach prawa są jasno określone w ustawie. Sygnaliści muszą zgłaszać naruszenia w dobrej wierze i posiadać uzasadnione podstawy do sądzenia, że zgłoszenie jest prawdziwe. 

Osoba, która poniosła szkodę w wyniku świadomego zgłoszenia lub ujawnienia przez sygnalistę nieprawdziwych informacji ma również prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty.

Podmiot prawny a organ publiczny

Wejście w życie ustawy o ochronie sygnalistów podzielono na dwa etapy. W pierwszej kolejności to podmiot prawny zatrudniający powyżej 50 osób ma 3 miesiące od ogłoszenia ustawy na wdrożenie przepisów, w tym stworzenie procedury zgłaszania informacji o naruszeniach prawa. Dotyczyć to będzie zatem wewnętrznych kanałów zgłoszeń. Kolejno, to organy publiczne będą musiały wdrożyć przepisy, ponieważ na ustalenie kanałów zewnętrznych organ będzie miał 6 miesięcy od ogłoszenia ustawy. Zdarzać się jednak będzie, że organy zatrudniające powyżej 50 pracowników, będą musiały w ciągu 3 miesięcy wdrożyć procedurę wewnętrzną, a następnie procedurę zewnętrzną.

Procedura wewnętrzna a procedura zewnętrzna

Jako kancelaria, która oferuje przygotowanie kompletu niezbędnej dokumentacji, od razu przestrzegamy, że zasady ustalania wewnętrznej procedury zgłaszania informacji prawa różni się w kluczowych kwestiach od procedury zewnętrznej. Ustawa przewiduje kilka obowiązków dotyczących organu, kwestii przekazania zgłoszenia właściwemu organowi czy wydaje też zaświadczenia o objęciu ochroną na wniosek sygnalisty. Zapisy obu dokumentów będą się zatem różnić, więc nie można jednej procedury do obu typów zgłoszenia. Przepisy wprost stanowią, że procedura zewnętrzna jest niezależna od procedury wewnętrznej wprowadzonej w organie.

Postępowanie karne – w zakresie zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych

Ochrona sygnalistów wejdzie w życie jeszcze w tym roku. Co w momencie, kiedy podmioty nie wypełnią ustawowych obowiązków? 

Za brak ustanowienia procedury wewnętrznej lub ustanowienie jej z istotnym naruszeniem przepisów podmiot obowiązany będzie podlegał karze grzywny.

Jeśli z kolei wobec osoby, która uniemożliwia lub utrudnia sygnaliście dokonania zgłoszenia nałożona zostanie sankcja grzywny, ograniczenia wolności lub nawet pozbawienia wolności do roku. Identycznej karze podlega ten, kto ujawnia tożsamość sygnalisty wbrew ustawie. Za podjęcie działań odwetowych można otrzymać również grzywnę, karę ograniczenia waolności oraz pozbawienia jej do 2 lat. Ustawa przewiduje również obostrzenia kar w szczególnych przypadkach.

Zachęcamy do śledzenia dalszych informacji na temat ustawy i jej wdrażania, aby być na bieżąco z nowymi przepisami i w pełni korzystać z prawnych mechanizmów ochrony.

Jeśli jesteś zainteresowany naszą ofertą w zakresie wdrożenia w/w przepisów, to zapraszamy do kontaktu: kontakt@kancelaria-jp.pl

radca prawny

Ewelina Jasion

Dokumenty i wdrożenie przepisów o ochronie sygnalistów

Dokumenty i wdrożenie przepisów o ochronie sygnalistów

Jako kancelaria prawna z Wrocławia wielokrotnie już dzieliliśmy się wiedzą zakresu projektowanej ustawy o ochronie sygnalistów. Ma ona stanowić implementację unijnej Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. W niniejszym artykule skupimy się już na samej kwestii wdrożenia przepisów, których wejście w życie miało pierwotnie zostać dokonane do 17 grudnia 2021 roku, ale finalnie powinno nastąpić w 2024 roku. 

Znajomość przepisów projektu ustawy o ochronie sygnalistów

Pierwszym etapem, jaki rekomendujemy, jest zaznajomienie kadry zarządzającej, a przede wszystkim pracowników, którzy zostaną przydzieleni do obsługi zgłoszeń sygnalistów z przepisami prawa, w szczególności z ww. dyrektywą oraz projektem ustawy o ochronie sygnalistów.

Przypomnijmy, że zgodnie z projektowaną ustawą, sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa, uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Z kolei naruszeniem prawa będące przedmiotem ustawy będzie działanie, lub zaniechanie niezgodne z prawem, lub mające na celu obejście prawa dotyczące wymienionych w ustawie kategorii m.in. dotyczących prania pieniędzy i finansowania terroryzmu, korupcji, usług, produktów i rynków finansowych, ochrony konsumentów czy też rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych. Należy rozróżnić kwestię zgłoszenia wewnętrznego oraz zgłoszenia zewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich, w tym ujawnienia publicznego dokonanego przez sygnalistę m.in. w interesie publicznym. 

W szczególności należy zwrócić uwagę na to, czego dotyczy zgłoszenie, jakie nieprawidłowości wskazuje oraz jakie są obowiązki pracodawcy związanych z procedurą zgłoszeń wewnętrznych, która powinna zostać wdrożona, w przypadku podmiotów zatrudniających co najmniej 50 pracowników (również na innej podstawie niż stosunek pracy). Próg ten nie będzie miał zastosowania do podmiotu prawnego wykonującego działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937.

Kwestie zapewnienia kanału zgłoszeń dla sygnalistów, czy obsługi dokonanych zgłoszeń wymagają uchwalenia odpowiedniej procedury. Jak widać, obowiązków jest co najmniej kilka. Szczególnie pomocne może tutaj być szkolenie, jakie oferuje nasza Kancelaria. W kompleksowy i przejrzysty sposób przeprowadzimy Cię przez kwestie teoretyczne, ale również praktyczne związane ze zgłaszaniem nieprawidłowości w Twojej firmie.

Kanał zgłoszeń

Mając wiedzę na temat projektu ustawy o sygnalistach, kolejnym ważnym etapem jest ustalenie, jaki kanał zgłoszeń należy wykorzystać w firmie oraz kto będzie odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń, podejmowanie działań wyjaśniających oraz następczych. Więcej informacji o kanałach zgłoszeń znajdziesz tutaj.

Procedura i inne dokumenty zgodne z ustawą o sygnalistach

Projekt ustawy o ochronie sygnalistów wskazuje w art. 24 ust 1, że podmiot prawny ustala wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń i podejmowania działań następczych. Przepisy określają również, jakie elementy powinny być zawarte w procedurze. Przede wszystkim należy określić, kto będzie rozpatrywał zgłoszenia sygnalistów oraz w jakim terminie. Procedura powinna wskazywać również wybrany kanał zgłoszenia i prawa sygnalistów jak, chociażby zakaz działań odwetowych. Projekt ustawy nie wyklucza ustalenia procedury w kilku dokumentach, a samą procedurą ustala się po konsultacjach z zakładową organizacją związkową lub przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu, jeśli w firmie nie działa żadna organizacja związkowa.

Co ważne, sama procedura z pewnością nie będzie jedynym dokumentem, jakim powinna posługiwać się firma. Pomocnym będzie z pewnością stworzenie wzoru zgłoszenia dla sygnalisty czy zgłoszenia działań odwetowych. Warto również umieścić specjalne ogłoszenie na stronie internetowej wskazujące na wybrany kanał zgłoszeń w firmie, możliwość zapoznania się z procedurą itp. 

Audyt dokumentów związanych z przepisami o ochronie danych osobowych

Przygotowując dokumenty dotyczące ochrony sygnalistów, należy również dokonać audytu i odpowiednich zmian w dokumentacji dotyczącej ochrony danych osobowych w firmie. Od tej pory pracodawca będzie również administratorem danych osobowych dotyczących sygnalistów, zatem odpowiednie zapisy powinni zostać wprowadzone również do dokumentacji RODO. 

Wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych u pracodawcy

Kiedy znamy już przepisy oraz mamy przygotowaną dokumentację, zostaje nam jedynie wdrożenie przepisów o sygnalistach, czyli rozpoczęcie przyjmowania i obsługi zgłoszeń na podstawie uchwalonej procedury. Jeśli dobrze się przygotujemy i przejdziemy przez ww. etapy, to sama obsługa zgłoszeń nie powinna już sprawiać większego problemu.

Nasza Kancelaria oferuje kompleksową obsługę sygnalistów, od szkoleń, przez przygotowanie odpowiedniej dokumentacji i audytu aż po bieżącą lub doraźną obsługę zgłoszeń. Nasz zespół doświadczonych radców prawnych pomoże Ci wdrożyć przepisy dyrektywy o ochronie sygnalistów i polskiej ustawy. Szczegółowe informacje o naszej ofercie znajdziesz tutaj. Jeśli jesteś zainteresowany współpracą, zapraszamy do kontaktu: kontakt@kancelaria-jp.pl

radca prawny Ewelina Jasion

Kanały zgłoszeń dla sygnalistów

kanały zgłoszeń dla sygnalistów

Projekt ustawy o ochronie sygnalistów został już przyjęty przez Sejm i skierowany do Senatu. Mimo że Polska miała czas na implementację dyrektywy do 17 grudnia 2022 r., to prace nad projektem mocno się przedłużyły. Już niedługo jednak wielu pracodawców oraz kierownicy jednostek samorządu terytorialnego stanie przed wyzwaniem wdrożenia procedury ochrony sygnalistów. O tych obowiązkach pisaliśmy tutaj. W tym artykule skupimy się kwestii utworzenia kanałów zgłoszeń dla sygnalistów, przez które to kanały będą oni mogli zgłaszać nieprawidłowości lub naruszenia w miejscu pracy czy organizacji.

Kanały zgłoszeń dla sygnalistów wg projektu ustawy i dyrektywy o ochronie sygnalistów

Dyrektywa oraz projekt ustawy o ochronie sygnalistów nie precyzuje dokładnie, jak powinny wyglądać te kanały. Mają one przede wszystkim zapewniać poufność tożsamości dla sygnalistów, których zgłoszenia oraz dane osobowe nie powinny być ujawnione osobom nieupoważnionym. Obowiązany podmiot powinien wdrożyć w swoim przedsiębiorstwie procedurę zgłoszeń i ustalić w niej wewnętrzne kanały zgłoszeń sygnalistów. 

Wskazanie kanałów dla sygnalistów w procedurze

Projekt przyszłej ustawy wskazuje, że ustanowiony musi zostać chociaż jeden kanał wewnętrzny poprzez dokonanie zgłoszenia naruszenia prawa pisemnie lub ustnie. Co ciekawe, zgłoszenie ustne może być dokonane w formie bezpośredniego spotkania, telefonicznie lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (w tym dedykowany adres e-mail). Kanały zgłaszania nieprawidłowości w formie pisemnej to np. dedykowana skrzynka do wrzucania zgłoszeń czy adres pocztowy. Bardzo ważne, żeby podmiot zobowiązany wybierając dany kanał zgłoszenia nieprawidłowości, zapewnił, aby dokonywanie zgłoszeń przez pracowników oraz przyjmowanie zgłoszeń odbywało się zgodnie z dyrektywą o ochronie sygnalistów i przepisami je wdrażającymi, czyli zapewniało poufność, a dostęp do zgłoszeń miały tylko osoby do tego upoważnione.

Dokonywanie zgłoszeń anonimowo- obowiązek czy możliwość?

Ustawodawca UE daje wolny wybór odnośnie kwestii przyjmowania zgłoszeń anonimowych. Jeśli pracodawca zdecyduje się na zgłaszanie naruszeń w tej formie, to będzie musiał ująć to w procedurze, a przede wszystkim zapewnić komunikację z sygnalistą w sposób anonimowy, co może dostarczać pewnych problemów. Zwraca się jednak uwagę, że to właśnie zgłoszenia wewnętrzne dokonane anonimowo mają największą szansę dostarczyć pracodawcy pełnych informacji. Mimo zakazu działań odwetowych wiele osób zgłaszających naruszenia prawa będzie miało obawy przed ujawnieniem swoich danych.

Naruszenia a wewnętrzne regulaminy pracodawcy

Kolejną kwestią jest możliwość wprowadzenia przez podmiot zgłaszania nieprawidłowości przez sygnalistów również w sferze wewnętrznych procedur danej organizacji jak np. kodeksu etyki pracownika. Jeśli pracodawca zdecyduje się na taką opcję, to również powinna być ona ujęta w ustalonej procedurze zgłoszeń wewnętrznych.

Wymogi proceduralne i terminowe

Samo stworzenie i udostępnienie kanałów zgłaszania nadużyć to nie wszystko. Przepisy regulują również kwestie działań następczych oraz wymogi dotyczące terminów z nimi związanych. Podmiot ma 7 dni na potwierdzenie sygnaliście przyjęcie zgłoszenia oraz 3 miesiące na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej dotyczącej podjętych działań następczych. Podkreślić tutaj również należy, że i te działania powinny mieć charakter poufny, a więc być chronione przed osobami nieupoważnionymi.

System dla sygnalistów — pilnuje Twoich terminów

Nasza kancelaria oferuje nie tylko pełne wsparcie w zakresie wdrożenia procedur, przeprowadzenia audytu, przygotowania dokumentów i szkoleń. Dzięki współpracy partnerskiej możemy zaproponować Ci również skorzystanie z elektronicznego systemu dla sygnalistów, który jest w pełni bezpiecznym kanałem zgłoszeń naruszeń. Dzięki niemu Twoja firma szybko zaadaptuje się do nowych przepisów, a system ułatwi Ci obsługę zgłoszeń, w tym będzie przypominał o nadchodzących terminach.

Jesteś zainteresowany naszym wsparciem? Zapraszamy do kontaktu: 880-383-880 lub kontakt@kancelaria-jp.pl. Pełną ofertą znajdziesz tutaj.

radca prawny Ewelina Jasion

Ochrona sygnalistów a obowiązki pracodawcy

Ochrona sygnalistów a obowiązki pracodawcy

Wszystko wskazuje na to, że wdrożenie Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii nastąpi jeszcze w tym roku. Chociaż wspominana dyrektywa o ochronie sygnalistów zakładała wdrożenie jej przez państwa członkowskie do 17 grudnia 2023 roku, to Polska zaliczyła tutaj poślizg. Rząd przyjął projekt ustawy o ochronie sygnalistów i 17 kwietnia 2024 roku skierował go do Sejmu. Projekt ustawy zakłada szereg nowych obowiązków dla pracodawców. Jakie to obowiązki? 

Zgodnie z projektem ustawy o sygnalistach proponuje się, aby w terminie 3 miesięcy od ogłoszenia ustawy w życie weszły przepisy dotyczące obowiązku ustanowienia przez podmioty prawne wewnętrznych kanałów zgłoszeń, ochrony sygnalistów oraz wskazane w ustawie przepisy karne. Organy publiczne będą miały z kolei 6 miesięcy na stworzenie kanałów zewnętrznych.

Ochrona sygnalistów w Polsce zgodnie z dyrektywą i projektem ustawy

Przypomnijmy, że zgodnie z Dyrektywą i projektem ustawy pracodawca zatrudniający ponad 50 pracowników (gdzie za pracownika bierzemy osoby zatrudnione na umowie o pracę, ale również osoby na umowach cywilnoprawnych) ma obowiązek stworzenia wewnętrznego kanału, poprzez który pracownicy (sygnaliści) będą mogli zgłaszać nieprawidłowości i naruszenia w różnych sektorach jak prawo pracy, korupcja, ochrona konsumentów czy ochrona danych osobowych. Pracodawca będzie musiał z kolei stworzyć wewnętrzną procedurę przyjmowania takich zgłoszeń wewnętrznych, a przede wszystkim dbać o ochronę sygnalistów przed niepożądanymi skutkami ujawnienia naruszeń i nieprawidłowości,

Nowe obowiązki pracodawcy

Wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych

To pracodawca ustala wewnętrzną procedurę po konsultacjach z zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli w podmiocie prawnym działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, albo przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym w podmiocie prawnym, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa.

Ustawa wskazuje konkretnie, co powinna zawierać taka regulacja, a mianowicie:

Nowe zasady ochrony sygnalistów w firmie 

System ochrony sygnalistów powinien być przede wszystkim tak skonstruowany, aby dane osobowe sygnalistów były chronione, a dostęp do nich miały tylko specjalnie upoważnione do tego osoby. Jeśli pracodawca postanowi przekazać obsługę zgłoszeń zewnętrznej firmie, to powinien również zadbać o kwestię ochrony danych osobowych oraz zawarcia umowy o powierzenie obsługi zgłoszeń z takim podmiotem. Wdrożone procedury powinny być przyjazne sygnalistom. Obowiązek wdrożenia procedur to również obowiązek ich przestrzegania, w szczególności w  zakresie terminów wskazanych w ustawie.

Podejmowanie działań następczych przez pracodawcę

Ustanowienie procedury to oczywiście często kwestia formalna i techniczna. Najważniejszy nowy obowiązek pracodawcy to obsługa zgłoszeń zgodnie z ustanowioną procedurą i podejmowanie działań następczych. Działania następcze to najprościej mówiąc działania wyjaśniające oraz działania będące reakcją na dokonane zgłoszenie, czyli np. wszczęcie kontroli, a nawet wniesienie aktu oskarżenia przeciwko osobie, która dokonała naruszenia. Wszystko zależy oczywiście od okoliczności konkretnego przypadku.

Zakaz działań odwetowych wobec sygnalistów

Na pracodawcy spoczywa również obowiązek zaniechania działań odwetowych w stosunku do sygnalisty, czyli działań wyrządzających lub mogących wyrządzić sygnaliście szkodę, prób takich działań czy gróźb ich podjęcia względem sygnalisty. Ustawa wyczerpująco określa katalog takich działań jak np. zwolnienie z pracy, dyskryminacja czy mobbing, pominięcie przy awansie lub przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń. W przypadku osób zatrudnionych na innej podstawie nowe przepisy stosuje się odpowiednio. Sygnalista, który stał się obiektem działań odwetowych, ma prawo do żądania odszkodowania lub zadośćuczynienia za doznaną krzywdę. 

Nasza kancelaria oferuje kompleksowe wsparcie w zakresie wprowadzenia procedur ochrony sygnalistów. Szczegółowe informacje dotyczące naszej oferty znajdziesz tutaj. 

radca prawny Ewelina Jasion