Kanały zgłoszeń dla sygnalistów
Projekt ustawy o ochronie sygnalistów został już przyjęty przez Sejm i skierowany do Senatu. Mimo że Polska miała czas na implementację dyrektywy do 17 grudnia 2022 r., to prace nad projektem mocno się przedłużyły. Już niedługo jednak wielu pracodawców oraz kierownicy jednostek samorządu terytorialnego stanie przed wyzwaniem wdrożenia procedury ochrony sygnalistów. O tych obowiązkach pisaliśmy tutaj. W tym artykule skupimy się kwestii utworzenia kanałów zgłoszeń dla sygnalistów, przez które to kanały będą oni mogli zgłaszać nieprawidłowości lub naruszenia w miejscu pracy czy organizacji.
Kanały zgłoszeń dla sygnalistów wg projektu ustawy i dyrektywy o ochronie sygnalistów
Dyrektywa oraz projekt ustawy o ochronie sygnalistów nie precyzuje dokładnie, jak powinny wyglądać te kanały. Mają one przede wszystkim zapewniać poufność tożsamości dla sygnalistów, których zgłoszenia oraz dane osobowe nie powinny być ujawnione osobom nieupoważnionym. Obowiązany podmiot powinien wdrożyć w swoim przedsiębiorstwie procedurę zgłoszeń i ustalić w niej wewnętrzne kanały zgłoszeń sygnalistów.
Wskazanie kanałów dla sygnalistów w procedurze
Projekt przyszłej ustawy wskazuje, że ustanowiony musi zostać chociaż jeden kanał wewnętrzny poprzez dokonanie zgłoszenia naruszenia prawa pisemnie lub ustnie. Co ciekawe, zgłoszenie ustne może być dokonane w formie bezpośredniego spotkania, telefonicznie lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (w tym dedykowany adres e-mail). Kanały zgłaszania nieprawidłowości w formie pisemnej to np. dedykowana skrzynka do wrzucania zgłoszeń czy adres pocztowy. Bardzo ważne, żeby podmiot zobowiązany wybierając dany kanał zgłoszenia nieprawidłowości, zapewnił, aby dokonywanie zgłoszeń przez pracowników oraz przyjmowanie zgłoszeń odbywało się zgodnie z dyrektywą o ochronie sygnalistów i przepisami je wdrażającymi, czyli zapewniało poufność, a dostęp do zgłoszeń miały tylko osoby do tego upoważnione.
Dokonywanie zgłoszeń anonimowo- obowiązek czy możliwość?
Ustawodawca UE daje wolny wybór odnośnie kwestii przyjmowania zgłoszeń anonimowych. Jeśli pracodawca zdecyduje się na zgłaszanie naruszeń w tej formie, to będzie musiał ująć to w procedurze, a przede wszystkim zapewnić komunikację z sygnalistą w sposób anonimowy, co może dostarczać pewnych problemów. Zwraca się jednak uwagę, że to właśnie zgłoszenia wewnętrzne dokonane anonimowo mają największą szansę dostarczyć pracodawcy pełnych informacji. Mimo zakazu działań odwetowych wiele osób zgłaszających naruszenia prawa będzie miało obawy przed ujawnieniem swoich danych.
Naruszenia a wewnętrzne regulaminy pracodawcy
Kolejną kwestią jest możliwość wprowadzenia przez podmiot zgłaszania nieprawidłowości przez sygnalistów również w sferze wewnętrznych procedur danej organizacji jak np. kodeksu etyki pracownika. Jeśli pracodawca zdecyduje się na taką opcję, to również powinna być ona ujęta w ustalonej procedurze zgłoszeń wewnętrznych.
Wymogi proceduralne i terminowe
Samo stworzenie i udostępnienie kanałów zgłaszania nadużyć to nie wszystko. Przepisy regulują również kwestie działań następczych oraz wymogi dotyczące terminów z nimi związanych. Podmiot ma 7 dni na potwierdzenie sygnaliście przyjęcie zgłoszenia oraz 3 miesiące na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej dotyczącej podjętych działań następczych. Podkreślić tutaj również należy, że i te działania powinny mieć charakter poufny, a więc być chronione przed osobami nieupoważnionymi.
System dla sygnalistów — pilnuje Twoich terminów
Nasza kancelaria oferuje nie tylko pełne wsparcie w zakresie wdrożenia procedur, przeprowadzenia audytu, przygotowania dokumentów i szkoleń. Dzięki współpracy partnerskiej możemy zaproponować Ci również skorzystanie z elektronicznego systemu dla sygnalistów, który jest w pełni bezpiecznym kanałem zgłoszeń naruszeń. Dzięki niemu Twoja firma szybko zaadaptuje się do nowych przepisów, a system ułatwi Ci obsługę zgłoszeń, w tym będzie przypominał o nadchodzących terminach.
Jesteś zainteresowany naszym wsparciem? Zapraszamy do kontaktu: 880-383-880 lub kontakt@kancelaria-jp.pl. Pełną ofertą znajdziesz tutaj.
radca prawny Ewelina Jasion
Projekt ustawy o ochronie sygnalistów został już przyjęty przez Sejm i skierowany do Senatu. Mimo że Polska miała czas na implementację dyrektywy do 17 grudnia 2022 r., to prace nad projektem mocno się przedłużyły. Już niedługo jednak wielu pracodawców oraz kierownicy jednostek samorządu terytorialnego stanie przed wyzwaniem wdrożenia procedury ochrony sygnalistów. O tych obowiązkach pisaliśmy tutaj. W tym artykule skupimy się kwestii utworzenia kanałów zgłoszeń dla sygnalistów, przez które to kanały będą oni mogli zgłaszać nieprawidłowości lub naruszenia w miejscu pracy czy organizacji.
Kanały zgłoszeń dla sygnalistów wg projektu ustawy i dyrektywy o ochronie sygnalistów
Dyrektywa oraz projekt ustawy o ochronie sygnalistów nie precyzuje dokładnie, jak powinny wyglądać te kanały. Mają one przede wszystkim zapewniać poufność tożsamości dla sygnalistów, których zgłoszenia oraz dane osobowe nie powinny być ujawnione osobom nieupoważnionym. Obowiązany podmiot powinien wdrożyć w swoim przedsiębiorstwie procedurę zgłoszeń i ustalić w niej wewnętrzne kanały zgłoszeń sygnalistów.
Wskazanie kanałów dla sygnalistów w procedurze
Projekt przyszłej ustawy wskazuje, że ustanowiony musi zostać chociaż jeden kanał wewnętrzny poprzez dokonanie zgłoszenia naruszenia prawa pisemnie lub ustnie. Co ciekawe, zgłoszenie ustne może być dokonane w formie bezpośredniego spotkania, telefonicznie lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (w tym dedykowany adres e-mail). Kanały zgłaszania nieprawidłowości w formie pisemnej to np. dedykowana skrzynka do wrzucania zgłoszeń czy adres pocztowy. Bardzo ważne, żeby podmiot zobowiązany wybierając dany kanał zgłoszenia nieprawidłowości, zapewnił, aby dokonywanie zgłoszeń przez pracowników oraz przyjmowanie zgłoszeń odbywało się zgodnie z dyrektywą o ochronie sygnalistów i przepisami je wdrażającymi, czyli zapewniało poufność, a dostęp do zgłoszeń miały tylko osoby do tego upoważnione.
Dokonywanie zgłoszeń anonimowo- obowiązek czy możliwość?
Ustawodawca UE daje wolny wybór odnośnie kwestii przyjmowania zgłoszeń anonimowych. Jeśli pracodawca zdecyduje się na zgłaszanie naruszeń w tej formie, to będzie musiał ująć to w procedurze, a przede wszystkim zapewnić komunikację z sygnalistą w sposób anonimowy, co może dostarczać pewnych problemów. Zwraca się jednak uwagę, że to właśnie zgłoszenia wewnętrzne dokonane anonimowo mają największą szansę dostarczyć pracodawcy pełnych informacji. Mimo zakazu działań odwetowych wiele osób zgłaszających naruszenia prawa będzie miało obawy przed ujawnieniem swoich danych.
Naruszenia a wewnętrzne regulaminy pracodawcy
Kolejną kwestią jest możliwość wprowadzenia przez podmiot zgłaszania nieprawidłowości przez sygnalistów również w sferze wewnętrznych procedur danej organizacji jak np. kodeksu etyki pracownika. Jeśli pracodawca zdecyduje się na taką opcję, to również powinna być ona ujęta w ustalonej procedurze zgłoszeń wewnętrznych.
Wymogi proceduralne i terminowe
Samo stworzenie i udostępnienie kanałów zgłaszania nadużyć to nie wszystko. Przepisy regulują również kwestie działań następczych oraz wymogi dotyczące terminów z nimi związanych. Podmiot ma 7 dni na potwierdzenie sygnaliście przyjęcie zgłoszenia oraz 3 miesiące na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej dotyczącej podjętych działań następczych. Podkreślić tutaj również należy, że i te działania powinny mieć charakter poufny, a więc być chronione przed osobami nieupoważnionymi.
System dla sygnalistów — pilnuje Twoich terminów
Nasza kancelaria oferuje nie tylko pełne wsparcie w zakresie wdrożenia procedur, przeprowadzenia audytu, przygotowania dokumentów i szkoleń. Dzięki współpracy partnerskiej możemy zaproponować Ci również skorzystanie z elektronicznego systemu dla sygnalistów, który jest w pełni bezpiecznym kanałem zgłoszeń naruszeń. Dzięki niemu Twoja firma szybko zaadaptuje się do nowych przepisów, a system ułatwi Ci obsługę zgłoszeń, w tym będzie przypominał o nadchodzących terminach.
Jesteś zainteresowany naszym wsparciem? Zapraszamy do kontaktu: 880-383-880 lub kontakt@kancelaria-jp.pl. Pełną ofertą znajdziesz tutaj.
radca prawny Ewelina Jasion
