Wraz z wdrożeniem Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, a co za tym idzie publikacją nowej ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów w Dzienniku Ustaw, mamy do czynienia z istotnym krokiem w stronę zwiększenia ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa. Ta nowa regulacja, mająca wejść w życie wkrótce, ma na celu wzmocnienie praw i bezpieczeństwa sygnalistów w Polsce. Warto zapoznać się z tą ustawą, aby lepiej zrozumieć jej znaczenie i wpływ na nasze życie oraz działalność zawodową.

Ustawa została opublikowana w Dzienniku Ustaw 24 czerwca 2024 r. Oznacza to, że przepisy mają zacząć obowiązywać po 3 miesiącach po ogłoszeniu, tj. wejdą w życie 25 września 2024 r. a dla obowiązków związanych ze zgłoszeniami zewnętrznymi dokonywanymi do Rzecznika Praw Obywatelskich i organów publicznych- 6 miesięcy po ogłoszeniu tj. 25 grudnia 2024 r. Co to oznacza?

Kim jest sygnalista?

Przypomnijmy, że ustawa o sygnalistach jest pokłosiem unijnej dyrektywy, zatem wdrożenie przepisów o sygnalistach zgłaszających lub ujawniających publicznie naruszenia prawa było obowiązkiem Polski jako członka Unii Europejskiej. Najprościej rzecz ujmując, w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów sygnalistą zgodnie z przepisami jest osoba zgłaszająca lub ujawniająca naruszenia prawa w podmiocie prawnym, lub organie publicznym, które informacje o naruszeniu sygnalista uzyskał w kontekście związanym z pracą.

Ustawa o sygnalistach- jakie naruszenia można zgłaszać?

Sygnaliści mogą zgłaszać różne rodzaje naruszeń prawa, w tym działania lub zaniechania niezgodne z prawem, które mogą mieć negatywne konsekwencje dla interesów publicznych, finansowych Skarbu Państwa, czy konstytucyjnych wolności i praw człowieka. Zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa w dziedzinach takich jak m.in. ochrona środowiska, zdrowia publicznego, przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Początkowo w projekcie ustawy wskazane były również naruszenia z zakresu prawa pracy, ale poprawką Senatu zostały one wykreślone z projektu.

Kogo dotyczy ustawa o ochronie sygnalistów?

Ustawa nakazuje podmiotom prawnym zatrudniającym co najmniej 50 osób do stworzenia wewnętrznych kanałów zgłoszeń dla sygnalistów (próg ten nie dotyczy podmiotów wykonujących działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu). Z kolei Rzecznik Praw Obywatelskich i organy publiczne mają obowiązek stworzenia kanałów dla zgłoszeń zewnętrznych. Rzecznik Praw Obywatelskich odgrywa kluczową rolę w systemie ochrony sygnalistów w Polsce. Zadania organów publicznych związane ze zgłaszaniem informacji o naruszeniach prawa obejmują monitorowanie i wspieranie sygnalistów oraz podejmowanie działań w przypadkach naruszeń praw sygnalistów. Rzecznik ma także uprawnienia do interweniowania w sprawach związanych z działaniami odwetowymi. Wszystkie jednak wymienione te podmioty mają obowiązek wdrożenia odpowiedniej procedury przyjmowania zgłoszeń i dokonywania działań następczych. 

Jeśli Twoja firma na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku zatrudnia co najmniej 50 osób na umowę o pracę (tutaj przeliczamy to na pełne etaty) lub na innej podstawie niż stosunek pracy (tutaj każdą osobę liczymy x1) to masz obowiązek wdrożenia odpowiednich procedur, stworzenia kanału lub kanałów wewnętrznych oraz wyznaczyć osoby do przyjmowania, rozpatrywania zgłoszeń i podejmowania działań następczych. O tym, jak wdrożyć nowe przepisy w swojej firmie, ustalić procedurę zgłoszeń wewnętrznych zgodnie z przepisami ustawy czy jak powinny wyglądać kanały zgłoszeń, pisaliśmy tutaj. 

Jak dokonać zgłoszenia? Zgłoszenie wewnętrzne, zewnętrzne i ujawnienie publiczne

Dokonywanie zgłoszeń naruszeń prawa wewnętrznie i zewnętrznie

Sygnalista ma dwie możliwości zgłoszenia naruszenia prawa oraz w pewnych przypadkach dokonania ujawnienia publicznego. Powzięcie informacji o naruszeniu prawa może zgłosić wewnętrznie do pracodawcy bądź zewnętrznie do organu publicznego. Tutaj sygnaliści mają dobrowolność, chociaż zaleca się w pierwszej kolejności spróbować rozwiązać problem wewnętrznie.

Sygnalista może dokonać zgłoszenia poprzez odpowiednie kanały wewnętrzne lub zewnętrzne, co zapewnia ochronę tożsamości i bezpieczeństwo przed działaniami odwetowymi. Aby dokonać zgłoszenia zewnętrznego lub wewnętrznego należy przekazać informacje o naruszeniu prawa poprzez ustalony przez podmiot prawny lub organ publiczny wewnętrzny, lub zewnętrzny kanał zgłoszeń. Każdy podmiot i organ publiczny obowiązany na podstawie przepisów ustawy powinien opublikować w miejscu ogólnodostępnym procedurę przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, w której sygnalista powinien znaleźć szczegółowe informacje na temat tego, jak powinien dokonać zgłoszenia, w szczególności przez jaki kanał zgłoszeń (np. listownie, ustnie czy elektronicznie).

Ujawnienie publiczne

Ujawnienie publiczne to z kolei sytuacja, gdzie sygnalista ujawnia publicznie informacje o naruszeniach prawa.

Ujawnienia publicznego może dokonać sygnalista w następujących przypadkach:

•  kiedy dokonał zgłoszenia wewnętrznego, a następnie zgłoszenia zewnętrznego, a podmiot prawny, a następnie organ publiczny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze wewnętrznej, a następnie w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze zewnętrznej organu publicznego nie podejmą żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekażą sygnaliście informacji zwrotnej lub
• kiedy dokonał od razu zgłoszenia zewnętrznego, a organ publiczny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w swojej procedurze zewnętrznej nie podejmie żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekaże sygnaliście informacji zwrotnej,

-chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację.

• gdy nie dokonał zgłoszenia wewnętrznego ani zewnętrznego, ale ma uzasadnione podstawy sądzić, że naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie interesu publicznego, w szczególności gdy istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, bądź dokonanie zgłoszenia zewnętrznego naraziłoby go na działania odwetowe czy też w przypadku takiego zgłoszenia istnieje niewielkie prawdopodobieństwo, że organ publiczny skutecznie przeciwdziałałby naruszeniu prawa z uwagi na szczególne okoliczności sprawy np. możliwość ukrycia, zniszczenia dowodów czy zmowy między organem a sprawcą bądź udziału organu w naruszeniu.

Działanie odwetowe i warunki objęcia ochroną sygnalistów zgłaszających naruszenia prawa

Działania odwetowe wobec sygnalistów są jednym z głównych zagrożeń, jakie napotykają osoby zgłaszające naruszenia prawa. Nowe przepisy ustanawiają zakaz podejmowania działań odwetowych, prób czy gróźb zastosowania takich działań przeciwko sygnaliście, osobie z nim powiązanej czy pomagającej mu dokonać zgłoszenia. W tym celu ustawa wskazuje otwarty katalog takich działań jak np. dyskryminacja, mobbing, odmowa nawiązania czy rozwiązanie stosunku pracy. To na pracodawcy spoczywa ciężar udowodnienia, że np. rozwiązanie stosunku pracy nie nastąpiło w związku ze zgłaszaniem informacji o naruszeniach prawa. 

Sygnalista, wobec którego zastosowano działania odwetowe, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w poprzednim roku bądź prawo do zadośćuczynienia.

Czy ochrona sygnalistów zgłaszających lub ujawniających naruszenia jest nieograniczona?

Warunki objęcia ochroną osób zgłaszających lub ujawniających publicznie informacje o naruszeniach prawa są jasno określone w ustawie. Sygnaliści muszą zgłaszać naruszenia w dobrej wierze i posiadać uzasadnione podstawy do sądzenia, że zgłoszenie jest prawdziwe. 

Osoba, która poniosła szkodę w wyniku świadomego zgłoszenia lub ujawnienia przez sygnalistę nieprawdziwych informacji ma również prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty.

Podmiot prawny a organ publiczny

Wejście w życie ustawy o ochronie sygnalistów podzielono na dwa etapy. W pierwszej kolejności to podmiot prawny zatrudniający powyżej 50 osób ma 3 miesiące od ogłoszenia ustawy na wdrożenie przepisów, w tym stworzenie procedury zgłaszania informacji o naruszeniach prawa. Dotyczyć to będzie zatem wewnętrznych kanałów zgłoszeń. Kolejno, to organy publiczne będą musiały wdrożyć przepisy, ponieważ na ustalenie kanałów zewnętrznych organ będzie miał 6 miesięcy od ogłoszenia ustawy. Zdarzać się jednak będzie, że organy zatrudniające powyżej 50 pracowników, będą musiały w ciągu 3 miesięcy wdrożyć procedurę wewnętrzną, a następnie procedurę zewnętrzną.

Procedura wewnętrzna a procedura zewnętrzna

Jako kancelaria, która oferuje przygotowanie kompletu niezbędnej dokumentacji, od razu przestrzegamy, że zasady ustalania wewnętrznej procedury zgłaszania informacji prawa różni się w kluczowych kwestiach od procedury zewnętrznej. Ustawa przewiduje kilka obowiązków dotyczących organu, kwestii przekazania zgłoszenia właściwemu organowi czy wydaje też zaświadczenia o objęciu ochroną na wniosek sygnalisty. Zapisy obu dokumentów będą się zatem różnić, więc nie można jednej procedury do obu typów zgłoszenia. Przepisy wprost stanowią, że procedura zewnętrzna jest niezależna od procedury wewnętrznej wprowadzonej w organie.

Postępowanie karne – w zakresie zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych

Ochrona sygnalistów wejdzie w życie jeszcze w tym roku. Co w momencie, kiedy podmioty nie wypełnią ustawowych obowiązków? 

Za brak ustanowienia procedury wewnętrznej lub ustanowienie jej z istotnym naruszeniem przepisów podmiot obowiązany będzie podlegał karze grzywny.

Jeśli z kolei wobec osoby, która uniemożliwia lub utrudnia sygnaliście dokonania zgłoszenia nałożona zostanie sankcja grzywny, ograniczenia wolności lub nawet pozbawienia wolności do roku. Identycznej karze podlega ten, kto ujawnia tożsamość sygnalisty wbrew ustawie. Za podjęcie działań odwetowych można otrzymać również grzywnę, karę ograniczenia waolności oraz pozbawienia jej do 2 lat. Ustawa przewiduje również obostrzenia kar w szczególnych przypadkach.

Zachęcamy do śledzenia dalszych informacji na temat ustawy i jej wdrażania, aby być na bieżąco z nowymi przepisami i w pełni korzystać z prawnych mechanizmów ochrony.

Jeśli jesteś zainteresowany naszą ofertą w zakresie wdrożenia w/w przepisów, to zapraszamy do kontaktu: kontakt@kancelaria-jp.pl

radca prawny

Ewelina Jasion

Ustawa o ochronie sygnalistów wchodzi w życie już 25 września 2024 r. dla zgłoszeń wewnętrznych, a 25 grudnia 2024 r. dla zgłoszeń zewnętrznych i jest pokłosiem unijnej dyrektywy. Wciąż wiele pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników (w tym osoby na podstawie umowy cywilnoprawnej) ma wątpliwości co do kwestii formalnych jak i organizacyjnych związanych z wdrożeniem przepisów o ochronie sygnalistów w swoim przedsiębiorstwie. Omówmy zatem ten proces krok po kroku.

Kto będzie obsługiwał zgłoszenia sygnalistów?

Najpierw ustal, kto będzie obsługiwał zgłoszenia w Twojej firmie. Obsługa ta dzieli się na 3 główne etapy:

1. przyjęcie zgłoszenia- jest to jedynie przekazanie sygnaliście informacji, że jego zgłoszenia zostało przyjęte. Zgodnie z ustawą do przyjmowania zgłoszeń może być upoważniony zewnętrzny podmiot lub bezstronna osoba w ramach struktury podmiotu bądź jednostka wewnętrzna.
2. przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego- tutaj wyznaczona musi być bezstronna osoba w ramach struktury podmioty bądź jednostka wewnętrzna,
   przeprowadzenie działań następczych i wysłanie sygnaliście informacji zwrotnej- podobnie jak przy
3. postępowaniu wyjaśniającym będzie to bezstronna osoba w ramach struktury podmioty bądź jednostka wewnętrzna. Jeśli zgłoszenia przyjmuje podmiot zewnętrzny, to może on też przesłać informację zwrotną sygnaliście.

Kwestia upoważnienia podmiotu zewnętrznego wzbudza wiele kontrowersji co do zakresu jego upoważnienia. Ustawa w art. 25 ust. 1 pkt 1 wymienia podmiot zewnętrzny jedynie w zakresie przyjmowania zgłoszeń, natomiast art. 28 ustawy wskazuje, że

Upoważnienie podmiotu zewnętrznego, o którym mowa w art. 25 ust. 1 pkt 1, wymaga zawarcia umowy
w celu powierzenia obsługi przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, potwierdzania przyjęcia zgłoszenia, przekazywania informacji zwrotnej oraz dostarczania informacji na temat procedury zgłoszeń wewnętrznych z zastosowaniem rozwiązań technicznych i organizacyjnych zapewniających zgodność tych czynności z ustawą.

Co to oznacza? Podmiot zewnętrzny może być upoważniony jedynie do podejmowania działań technicznych, czyli przyjmowania zgłoszeń, ich potwierdzenia, przekazywania informacji zwrotnej czy dostarczania informacji na temat wdrożonej procedury. Piszemy o tym, ponieważ wielu z naszych klientów błędnie zakłada, że cały proces obsługi zgłoszeń może być przedmiotem outsourcingu. Zaznaczyć należy, że prowadzenie postępowania wyjaśniającego oraz podejmowanie działań następczych zostało jednak wyłączone spod kompetencji podmiotu zewnętrznego. Wydaje się to logiczne, bowiem podmiot zewnętrzny nie wydaje się być odpowiedni do np. przeprowadzania rozmów z pracownikami czy podejmowania decyzji co do ewentualnych roszczeń przeciwko osobie, której dotyczy zgłoszenia. Ustawodawca wskazał zatem, że takie czynności powinny być jednak podejmowane wewnętrznie.

Kogo zatem możemy do tego upoważnić? Konkretnych pracowników, a nawet cały dział, jak np. dział HR. Kiedy już wybierzemy podmiot/konkretne osoby, należy podpisać z nimi odpowiednie upoważnienie. W tym upoważnieniu wskaż zakres czynności, jakie będzie ta osoba wykonywała oraz zawrzyj odpowiednie zapisy dotyczące przetwarzania danych osobowych przez tę osobę w imieniu Twojej firmy.

Jakie wybierzesz kanały zgłoszeń? Sprawdź w ustawie, jakie masz możliwości

Kolejne ustal, jakie kanały zgłoszeń wprowadzić w swoim przedsiębiorstwie. Ustawa wskazuje, że mogą być one ustne lub pisemne, a zgodnie z art. 28 ustawy podmiot powinien wskazać co najmniej możliwość dokonania zgłoszenia ustnie lub pisemnie. Jest to kolejny przepis sprawiający trudności. Czy zatem wystarczy jeden kanał, czy też dwa- jeden ustny a drugi pisemny? Przeważająca część doktryny, na czele z naszą kancelarią przyjmuje, że wystarczy jeden kanał, ponieważ sformułowanie "lub" jest rozumiane jako alternatywa.

Zgłoszenia ustne mogą być dokonane telefonicznie lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Jeśli wybór padł na linię telefoniczną, to taką rozmowę należy odpowiednio udokumentować (za pomocą nagrywanej linii telefonicznej, kompletnej transkrypcji rozmowy czy protokołu, jeśli rozmowa nie jest nagrywana lub sygnalista nie wyraził zgody na nagrywanie). Zgłoszenie pisemne może być z kolei złożone w postaci papierowej lub elektronicznej. 

Na tym etapie zdecyduj również, czy będziesz przyjmował zgłoszenia anonimowe. Ustawodawca daje tutaj dowolność, zatem możesz się na nie zdecydować lub nie.

Przygotuj kompletną dokumentację, czyli nie tylko procedurę dokonywania zgłoszeń

Mając ustalone powyższe kwestie, możesz przystąpić do przygotowania dokumentacji wdrożeniowej, w tym przede wszystkim procedury zgłoszeń wewnętrznych. Ustawa wskazuje wprost dwa dokumenty, które należy przygotować, czyli właśnie procedurę oraz rejestr zgłoszeń, który musi być na bieżąco prowadzony. Obowiązkowe i dodatkowe elementy procedury znajdziesz w art. 25 ustawy. Powinien być to dokument stanowiący instrukcję tego, jak zgłaszać naruszenia oraz jakie czynności będą podejmowane przez Twoje przedsiębiorstwo po otrzymaniu takiej wiadomości. Jest to zatem dokument istotny z perspektywy zarówno sygnalisty jak i osób obsługujących zgłoszenia. Elementy rejestru naruszeń z kolei znajdziesz w art. 29 ust. 4 ustawy. Jest to katalog zamknięty, zatem nie możesz rozszerzyć tego rejestru o dodatkowe informacje czy dane.

Warto również posługiwać się formularzem zgłoszenia naruszenia czy informacji o działaniu odwetowym, które, chociaż nie są obowiązkowe, a sygnalista nie musi z nich skorzystać, to jednak mogą znacząco usprawnić i przyspieszyć proces obsługi zgłoszenia. Pamiętaj też, żeby odpowiednio poinformować o wdrożeniu procedury np. poprzez komunikat na stronie internetowej.

Należy przy tym jeszcze pamiętać o kwestii ochrony danych osobowych. Dokumentacja RODO, jaką prowadzić w swojej firmie powinna być odpowiednio zaktualizowana i uzupełniona o kwestie związane z przetwarzaniem danych osobowych sygnalistów oraz osób przez nich wskazanych w informacji o naruszeniu prawa. 

Dokonaj wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych krok po kroku

Samo przygotowanie procedury to nie wszystko. Ustawa wskazuje czynności, jakie w tym celu należy podjąć, a mianowicie:

• skonsultuj treść procedury z zakładową organizacją związkową lub przedstawicielami osób świadczących pracę (5-10 dni),
• dokonaj ogłoszenia procedury w swojej firmie w sposób zwyczajowo przyjęty np. wiadomości email czy komunikatem na stronie (co najmniej 7 dni przed wejściem w życie ustawy)
• następuje wejście w życie procedury po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości.

Obsługuj zgłoszenia o naruszeniach prawa i nieprawidłowościach

Wdrożenie przepisów ustawy pojmowane jako przygotowanie kanałów zgłoszeń i procedury może wydawać się przedsiębiorcom trudne, ale to dopiero obsługa zgłoszeń może okazać się prawdziwym wyzwaniem. W ustawie wskazano aż 17 kategorii naruszeń prawa, a to podmiot musi zdecydować, czy do takiego naruszenia doszło. Co w przypadku, kiedy pracownik mający o tym zdecydować nie ma takiej wiedzy i doświadczenia? Pomocą może być tutaj zewnętrzny ekspert jak np. prawnik specjalizujący się w danej dziedzinie. 

Przyjmując wiadomości od sygnalistów, należy pamiętać też o ustawowych terminach, a mianowicie:

w ciągu 7 dni od otrzymania zgłoszenia potwierdź sygnaliście jego otrzymanie,
w ciągu 3 miesięcy od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia prześlij sygnaliście informację zwrotną, w której wskażesz planowane lub podjęte działania następcze oraz powody takich działań.

Na bieżąco uzupełniaj rejestr naruszeń oraz dbaj o zachowanie poufności i ochronę danych osobowych w kontekście nowych przepisów. Pamiętaj, że ustawa zakazuje podejmowania działań odwetowych, a jako pracodawca powinieneś dążyć do ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa. 

Pamiętaj o odpowiedzialności karnej i obowiązku ochrony sygnalistów

Przepisy ustawy o ochronie sygnalistów penalizują pewne zachowania w sferze tejże ochrony. Karze grzywny, ograniczenia wolności, a nawet pozbawienia wolności podlegają osoby, które:

a) uniemożliwiają lub istotnie utrudniają innej osobie dokonanie zgłoszenia,

b) podejmują działania odwetowe wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą,

c) ujawniają tożsamość sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą,

d) dokonują zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło.

Jako przedsiębiorca jesteś też odpowiedzialny za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych. Jeśli wbrew przepisom ustawy procedury tej nie ustanowisz lub ustanowisz ją z istotnym naruszeniem wynikających z ustawy wymogów, będziesz podlegał karze grzywny.

Nie wiesz, jak wdrożyć przepisy o ochronie sygnalistów?

Jesteśmy kancelarią prawną z Wrocławia, która specjalizuje się w zakresie ochrony sygnalistów. Pomagamy przedsiębiorcom wdrożyć system ochrony sygnalistów, przygotowując kompletną dokumentację oraz szkoląc pracowników dedykowanych do obsługi zgłoszeń. Jeśli potrzebujesz naszego wsparcia, zapraszamy do kontaktu.

radca prawny Ewelina Jason

Wraz z wdrożeniem Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, a co za tym idzie publikacją nowej ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów w Dzienniku Ustaw, mamy do czynienia z istotnym krokiem w stronę zwiększenia ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa. Ta nowa regulacja, mająca wejść w życie wkrótce, ma na celu wzmocnienie praw i bezpieczeństwa sygnalistów w Polsce. Warto zapoznać się z tą ustawą, aby lepiej zrozumieć jej znaczenie i wpływ na nasze życie oraz działalność zawodową.

Ustawa została opublikowana w Dzienniku Ustaw 24 czerwca 2024 r. Oznacza to, że przepisy mają zacząć obowiązywać po 3 miesiącach po ogłoszeniu, tj. wejdą w życie 25 września 2024 r. a dla obowiązków związanych ze zgłoszeniami zewnętrznymi dokonywanymi do Rzecznika Praw Obywatelskich i organów publicznych- 6 miesięcy po ogłoszeniu tj. 25 grudnia 2024 r. Co to oznacza?

Kim jest sygnalista?

Przypomnijmy, że ustawa o sygnalistach jest pokłosiem unijnej dyrektywy, zatem wdrożenie przepisów o sygnalistach zgłaszających lub ujawniających publicznie naruszenia prawa było obowiązkiem Polski jako członka Unii Europejskiej. Najprościej rzecz ujmując, w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów sygnalistą zgodnie z przepisami jest osoba zgłaszająca lub ujawniająca naruszenia prawa w podmiocie prawnym, lub organie publicznym, które informacje o naruszeniu sygnalista uzyskał w kontekście związanym z pracą.

Ustawa o sygnalistach- jakie naruszenia można zgłaszać?

Sygnaliści mogą zgłaszać różne rodzaje naruszeń prawa, w tym działania lub zaniechania niezgodne z prawem, które mogą mieć negatywne konsekwencje dla interesów publicznych, finansowych Skarbu Państwa, czy konstytucyjnych wolności i praw człowieka. Zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa w dziedzinach takich jak m.in. ochrona środowiska, zdrowia publicznego, przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Początkowo w projekcie ustawy wskazane były również naruszenia z zakresu prawa pracy, ale poprawką Senatu zostały one wykreślone z projektu.

Kogo dotyczy ustawa o ochronie sygnalistów?

Ustawa nakazuje podmiotom prawnym zatrudniającym co najmniej 50 osób do stworzenia wewnętrznych kanałów zgłoszeń dla sygnalistów (próg ten nie dotyczy podmiotów wykonujących działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu). Z kolei Rzecznik Praw Obywatelskich i organy publiczne mają obowiązek stworzenia kanałów dla zgłoszeń zewnętrznych. Rzecznik Praw Obywatelskich odgrywa kluczową rolę w systemie ochrony sygnalistów w Polsce. Zadania organów publicznych związane ze zgłaszaniem informacji o naruszeniach prawa obejmują monitorowanie i wspieranie sygnalistów oraz podejmowanie działań w przypadkach naruszeń praw sygnalistów. Rzecznik ma także uprawnienia do interweniowania w sprawach związanych z działaniami odwetowymi. Wszystkie jednak wymienione te podmioty mają obowiązek wdrożenia odpowiedniej procedury przyjmowania zgłoszeń i dokonywania działań następczych. 

Jeśli Twoja firma na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku zatrudnia co najmniej 50 osób na umowę o pracę (tutaj przeliczamy to na pełne etaty) lub na innej podstawie niż stosunek pracy (tutaj każdą osobę liczymy x1) to masz obowiązek wdrożenia odpowiednich procedur, stworzenia kanału lub kanałów wewnętrznych oraz wyznaczyć osoby do przyjmowania, rozpatrywania zgłoszeń i podejmowania działań następczych. O tym, jak wdrożyć nowe przepisy w swojej firmie, ustalić procedurę zgłoszeń wewnętrznych zgodnie z przepisami ustawy czy jak powinny wyglądać kanały zgłoszeń, pisaliśmy tutaj. 

Jak dokonać zgłoszenia? Zgłoszenie wewnętrzne, zewnętrzne i ujawnienie publiczne

Dokonywanie zgłoszeń naruszeń prawa wewnętrznie i zewnętrznie

Sygnalista ma dwie możliwości zgłoszenia naruszenia prawa oraz w pewnych przypadkach dokonania ujawnienia publicznego. Powzięcie informacji o naruszeniu prawa może zgłosić wewnętrznie do pracodawcy bądź zewnętrznie do organu publicznego. Tutaj sygnaliści mają dobrowolność, chociaż zaleca się w pierwszej kolejności spróbować rozwiązać problem wewnętrznie.

Sygnalista może dokonać zgłoszenia poprzez odpowiednie kanały wewnętrzne lub zewnętrzne, co zapewnia ochronę tożsamości i bezpieczeństwo przed działaniami odwetowymi. Aby dokonać zgłoszenia zewnętrznego lub wewnętrznego należy przekazać informacje o naruszeniu prawa poprzez ustalony przez podmiot prawny lub organ publiczny wewnętrzny, lub zewnętrzny kanał zgłoszeń. Każdy podmiot i organ publiczny obowiązany na podstawie przepisów ustawy powinien opublikować w miejscu ogólnodostępnym procedurę przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, w której sygnalista powinien znaleźć szczegółowe informacje na temat tego, jak powinien dokonać zgłoszenia, w szczególności przez jaki kanał zgłoszeń (np. listownie, ustnie czy elektronicznie).

Ujawnienie publiczne

Ujawnienie publiczne to z kolei sytuacja, gdzie sygnalista ujawnia publicznie informacje o naruszeniach prawa.

Ujawnienia publicznego może dokonać sygnalista w następujących przypadkach:

•  kiedy dokonał zgłoszenia wewnętrznego, a następnie zgłoszenia zewnętrznego, a podmiot prawny, a następnie organ publiczny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze wewnętrznej, a następnie w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze zewnętrznej organu publicznego nie podejmą żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekażą sygnaliście informacji zwrotnej lub
• kiedy dokonał od razu zgłoszenia zewnętrznego, a organ publiczny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w swojej procedurze zewnętrznej nie podejmie żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekaże sygnaliście informacji zwrotnej,

-chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację.

• gdy nie dokonał zgłoszenia wewnętrznego ani zewnętrznego, ale ma uzasadnione podstawy sądzić, że naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie interesu publicznego, w szczególności gdy istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, bądź dokonanie zgłoszenia zewnętrznego naraziłoby go na działania odwetowe czy też w przypadku takiego zgłoszenia istnieje niewielkie prawdopodobieństwo, że organ publiczny skutecznie przeciwdziałałby naruszeniu prawa z uwagi na szczególne okoliczności sprawy np. możliwość ukrycia, zniszczenia dowodów czy zmowy między organem a sprawcą bądź udziału organu w naruszeniu.

Działanie odwetowe i warunki objęcia ochroną sygnalistów zgłaszających naruszenia prawa

Działania odwetowe wobec sygnalistów są jednym z głównych zagrożeń, jakie napotykają osoby zgłaszające naruszenia prawa. Nowe przepisy ustanawiają zakaz podejmowania działań odwetowych, prób czy gróźb zastosowania takich działań przeciwko sygnaliście, osobie z nim powiązanej czy pomagającej mu dokonać zgłoszenia. W tym celu ustawa wskazuje otwarty katalog takich działań jak np. dyskryminacja, mobbing, odmowa nawiązania czy rozwiązanie stosunku pracy. To na pracodawcy spoczywa ciężar udowodnienia, że np. rozwiązanie stosunku pracy nie nastąpiło w związku ze zgłaszaniem informacji o naruszeniach prawa. 

Sygnalista, wobec którego zastosowano działania odwetowe, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w poprzednim roku bądź prawo do zadośćuczynienia.

Czy ochrona sygnalistów zgłaszających lub ujawniających naruszenia jest nieograniczona?

Warunki objęcia ochroną osób zgłaszających lub ujawniających publicznie informacje o naruszeniach prawa są jasno określone w ustawie. Sygnaliści muszą zgłaszać naruszenia w dobrej wierze i posiadać uzasadnione podstawy do sądzenia, że zgłoszenie jest prawdziwe. 

Osoba, która poniosła szkodę w wyniku świadomego zgłoszenia lub ujawnienia przez sygnalistę nieprawdziwych informacji ma również prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty.

Podmiot prawny a organ publiczny

Wejście w życie ustawy o ochronie sygnalistów podzielono na dwa etapy. W pierwszej kolejności to podmiot prawny zatrudniający powyżej 50 osób ma 3 miesiące od ogłoszenia ustawy na wdrożenie przepisów, w tym stworzenie procedury zgłaszania informacji o naruszeniach prawa. Dotyczyć to będzie zatem wewnętrznych kanałów zgłoszeń. Kolejno, to organy publiczne będą musiały wdrożyć przepisy, ponieważ na ustalenie kanałów zewnętrznych organ będzie miał 6 miesięcy od ogłoszenia ustawy. Zdarzać się jednak będzie, że organy zatrudniające powyżej 50 pracowników, będą musiały w ciągu 3 miesięcy wdrożyć procedurę wewnętrzną, a następnie procedurę zewnętrzną.

Procedura wewnętrzna a procedura zewnętrzna

Jako kancelaria, która oferuje przygotowanie kompletu niezbędnej dokumentacji, od razu przestrzegamy, że zasady ustalania wewnętrznej procedury zgłaszania informacji prawa różni się w kluczowych kwestiach od procedury zewnętrznej. Ustawa przewiduje kilka obowiązków dotyczących organu, kwestii przekazania zgłoszenia właściwemu organowi czy wydaje też zaświadczenia o objęciu ochroną na wniosek sygnalisty. Zapisy obu dokumentów będą się zatem różnić, więc nie można jednej procedury do obu typów zgłoszenia. Przepisy wprost stanowią, że procedura zewnętrzna jest niezależna od procedury wewnętrznej wprowadzonej w organie.

Postępowanie karne – w zakresie zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych

Ochrona sygnalistów wejdzie w życie jeszcze w tym roku. Co w momencie, kiedy podmioty nie wypełnią ustawowych obowiązków? 

Za brak ustanowienia procedury wewnętrznej lub ustanowienie jej z istotnym naruszeniem przepisów podmiot obowiązany będzie podlegał karze grzywny.

Jeśli z kolei wobec osoby, która uniemożliwia lub utrudnia sygnaliście dokonania zgłoszenia nałożona zostanie sankcja grzywny, ograniczenia wolności lub nawet pozbawienia wolności do roku. Identycznej karze podlega ten, kto ujawnia tożsamość sygnalisty wbrew ustawie. Za podjęcie działań odwetowych można otrzymać również grzywnę, karę ograniczenia waolności oraz pozbawienia jej do 2 lat. Ustawa przewiduje również obostrzenia kar w szczególnych przypadkach.

Zachęcamy do śledzenia dalszych informacji na temat ustawy i jej wdrażania, aby być na bieżąco z nowymi przepisami i w pełni korzystać z prawnych mechanizmów ochrony.

Jeśli jesteś zainteresowany naszą ofertą w zakresie wdrożenia w/w przepisów, to zapraszamy do kontaktu: kontakt@kancelaria-jp.pl

radca prawny

Ewelina Jasion