Ochrona sygnalistów a RODO

Ustawa o ochronie sygnalistów wprowadziła szereg obowiązków na podmioty prywatne jak i publiczne. Obowiązki te dotyczą nie tylko samej kwestii obsługi zgłoszeń wewnętrznych czy zewnętrznych, ale ustawa porusza również materię ochrony danych osobowych, które przetwarzane będą przez te podmioty w związku z przyjmowaniem i rozpatrywaniem zgłoszeń sygnalistów. Przyjrzyjmy się więc bliżej zależnościom między ochroną sygnalistów a RODO.

Administrator danych osobowych wg RODO a dane przetwarzane zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów

Administratorem danych osobowych jest każdy podmiot, który zbiera, utrwala czy też przechowuje dane osobowe innych osób. Dane osobowe to z kolei dane pozwalające na zidentyfikowanie określonej osoby fizycznej, w szczególności jej imię i nazwisko czy numer PESEL. Podmioty, które na podstawie ustawy o ochronie sygnalistów są zobligowane do wdrożenia przepisów tejże ustawy, będą przyjmowały zgłoszenia sygnalistów. Nawet jeśli podmiot zdecyduje się na przyjmowanie zgłoszeń anonimowych, to w treści zgłoszenia mogą być podane dane innych osób, czyli przede wszystkim osoby, której dotyczy zgłoszenie (tj. osoby, która zgodnie z wiedzą sygnalisty dokonała naruszenia prawa) czy też świadków. Oznacza, to, że dochodzi do przetwarzania danych osobowych. Czy w takim razie podmioty mają dodatkowe obowiązki? Odpowiedź brzmi twierdząco.

Ochrona danych osobowych, w tym ochrona tożsamości sygnalisty

Przyjrzyjmy się samej ustawie, która nakazuje w pierwszej kolejności chronić tożsamość sygnalisty, gdyż zgodnie z art. 8 ust. 1 Ustawy "dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty". Ustawa w ust. 4 tego artykułu wprost wskazuje, że "podmiot prawny albo organ publiczny po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego". Oznacza to, że powstał nowy cel przetwarzania danych, jakim jest wypełnienie ustawowych obowiązków związanych  przyjęciem i rozpatrzeniem zgłoszenia naruszenia prawa. A co z podstawami? Możliwe podstawy przetwarzania danych znajdziemy w rozporządzeniu RODO. W przypadku ochrony sygnalistów będzie to na pewno obowiązek prawny wynikający z ustawy, ewentualna zgoda sygnalisty na ujawnienie tożsamości czy uzasadniony interes administratora lub osoby trzeciej polegający na weryfikacji zgłoszenia i przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego.

Okres przetwarzania danych osobowych w związku z obsługą zgłoszeń sygnalistów

Przez jaki okres administrator będzie przetwarzał te dane? Ustawa wskazuje następujące sytuacje. Przede wszystkim już w związku z przyjęciem zgłoszenia administrator powinien ocenić, czy wszystkie dane osobowe wskazane w zgłoszeniu są niezbędne do rozpatrzenia zgłoszenia. Przepisy o ochronie sygnalistów wskazują, że dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

Następnie ustawa wskazuje szczegółowo, jakie dane powinny być zawarte w rejestrze zgłoszeń, który obowiązkowo musi prowadzić każdy obowiązany podmiot. Określa także, jak długo dane te powinny być przetwarzane, a mianowicie:

Po upłynięciu wskazanych wyżej okresów dane powinny być usuwane z rejestru.

Ujawnienie danych sygnalisty i prawa osób, których dane są przetwarzane

Jak wskazaliśmy wyżej, sygnalista może wyrazić zgodę na ujawnienie swojej tożsamości. Jeśli dane dotyczą innych osób, to oczywiście ta zgoda ich nie dotyczy, a odnosi się stricte do dostępu do danych samego sygnalisty. Czy ustawa wskazuje jakieś wyjątki? Tak. Dane sygnalisty mogą zostać ujawnione nawet bez jego zgody w przypadku, gdy "ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi, lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie".

Zgodnie z RODO osobie, której dane są przetwarzane, przysługują określone prawa, a mianowicie:

Czy te same prawa przysługują sygnaliście lub innej osobie w związku ze zgłaszaniem naruszeń? Niekoniecznie.  W niektórych przypadkach administrator będzie mógł odmówić lub odroczyć termin wykonania prawa bądź też je ograniczyć. Dla przykładu- chociaż organ publiczny czy podmiot prawny powinien zapewnić dostęp do danych, to jednak może w niektórych przypadkach odmówić takiego dostępu, jeśli naraziłby on sygnalistę na ujawnienie jego tożsamości. Należy pamiętać, że dostęp dotyczy jedynie danych tej osoby, która tego dostępu żąda. Podobnie rzecz ma się do sprostowania czy usunięcia danych- wiele zależy od tego, jaka jest treść zgłoszenia. Jeśli okaże się, że dane identyfikujące np. świadka są niezbędne do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, to administrator powinien odmówić ich sprostowania czy usunięcia. Zgodnie z poglądem doktryny, jedynym prawem, które jest wyłączone w zakresie ochrony sygnalistów, jest prawo do przenoszenia danych. Zgodnie z RODO dotyczy ono tylko sytuacji, gdy przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany, na podstawie zgody lub na podstawie umowy, zatem nie znajdzie ono zastosowania w procesie zgłaszania nieprawidłowości.

Dokumentacja RODO w procesie ochrony sygnalistów. Czy klauzula informacyjna wystarczy?

Zgodnie z zasadą rozliczalności RODO i obowiązkiem informacyjnym, podstawowym dokumentem RODO w związku z procesem ochrony sygnalistów będzie klauzula informacyjna, z którą powinien zapoznać się sygnalista najlepiej jeszcze przed wysłaniem zgłoszenia. Czy jednak to wystarczy? Chociaż ani procedura zgłoszeń wewnętrznych, ani zgłoszeń zewnętrznych nie musi zawierać informacji o przetwarzaniu danych osobowych, to jednak samo wdrożenie ochrony sygnalistów wpłynie na treść dotychczasowej dokumentacji prowadzonej w zakresie ochrony tych danych. Jak wskazaliśmy wyżej, pojawia się nowy cel, kategorie przetwarzania oraz ich podstawy. Te informacje zawarte są w rejestrach czynności przetwarzania, analizie ryzyka czy politykach prywatności. Warto zatem, aby inspektor ochrony danych osobowych czy inna wyznaczona osoba odpowiedzialna za procesy przetwarzania danych osobowych w organizacji zajęła się aktualizacją tych dokumentów. Ponadto ustawa nakłada obowiązek udzielenia pisemnego upoważnionego osobom, które będą przyjmowały zgłoszenia lub/i prowadziły postępowania wyjaśniające oraz działania następcze. W takich upoważnieniach również należy wskazać na kwestię danych osobowych.

Mamy nadzieję, że przybliżyliśmy Państwu zasady przetwarzania danych osobowych w kontekście zgłaszania naruszeń przez sygnalistów. Jesteśmy kancelarią z Wrocławia specjalizującą się w temacie sygnalistów oraz RODO. Jeśli są Państwo zainteresowani naszym wsparciem, to zapraszamy do kontaktu.

radca prawny
Ewelina Jasion

Ustawa o ochronie sygnalistów opublikowana w Dzienniku Ustaw

Ustawa o ochronie sygnalistów opublikowana w Dzienniku Ustaw

Wraz z wdrożeniem Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, a co za tym idzie publikacją nowej ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów w Dzienniku Ustaw, mamy do czynienia z istotnym krokiem w stronę zwiększenia ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa. Ta nowa regulacja, mająca wejść w życie wkrótce, ma na celu wzmocnienie praw i bezpieczeństwa sygnalistów w Polsce. Warto zapoznać się z tą ustawą, aby lepiej zrozumieć jej znaczenie i wpływ na nasze życie oraz działalność zawodową.

Ustawa została opublikowana w Dzienniku Ustaw 24 czerwca 2024 r. Oznacza to, że przepisy mają zacząć obowiązywać po 3 miesiącach po ogłoszeniu, tj. wejdą w życie 25 września 2024 r. a dla obowiązków związanych ze zgłoszeniami zewnętrznymi dokonywanymi do Rzecznika Praw Obywatelskich i organów publicznych- 6 miesięcy po ogłoszeniu tj. 25 grudnia 2024 r. Co to oznacza?

Kim jest sygnalista?

Przypomnijmy, że ustawa o sygnalistach jest pokłosiem unijnej dyrektywy, zatem wdrożenie przepisów o sygnalistach zgłaszających lub ujawniających publicznie naruszenia prawa było obowiązkiem Polski jako członka Unii Europejskiej. Najprościej rzecz ujmując, w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów sygnalistą zgodnie z przepisami jest osoba zgłaszająca lub ujawniająca naruszenia prawa w podmiocie prawnym, lub organie publicznym, które informacje o naruszeniu sygnalista uzyskał w kontekście związanym z pracą.

Ustawa o sygnalistach- jakie naruszenia można zgłaszać?

Sygnaliści mogą zgłaszać różne rodzaje naruszeń prawa, w tym działania lub zaniechania niezgodne z prawem, które mogą mieć negatywne konsekwencje dla interesów publicznych, finansowych Skarbu Państwa, czy konstytucyjnych wolności i praw człowieka. Zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa w dziedzinach takich jak m.in. ochrona środowiska, zdrowia publicznego, przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Początkowo w projekcie ustawy wskazane były również naruszenia z zakresu prawa pracy, ale poprawką Senatu zostały one wykreślone z projektu.

Kogo dotyczy ustawa o ochronie sygnalistów?

Ustawa nakazuje podmiotom prawnym zatrudniającym co najmniej 50 osób do stworzenia wewnętrznych kanałów zgłoszeń dla sygnalistów (próg ten nie dotyczy podmiotów wykonujących działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu). Z kolei Rzecznik Praw Obywatelskich i organy publiczne mają obowiązek stworzenia kanałów dla zgłoszeń zewnętrznych. Rzecznik Praw Obywatelskich odgrywa kluczową rolę w systemie ochrony sygnalistów w Polsce. Zadania organów publicznych związane ze zgłaszaniem informacji o naruszeniach prawa obejmują monitorowanie i wspieranie sygnalistów oraz podejmowanie działań w przypadkach naruszeń praw sygnalistów. Rzecznik ma także uprawnienia do interweniowania w sprawach związanych z działaniami odwetowymi. Wszystkie jednak wymienione te podmioty mają obowiązek wdrożenia odpowiedniej procedury przyjmowania zgłoszeń i dokonywania działań następczych. 

Jeśli Twoja firma na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku zatrudnia co najmniej 50 osób na umowę o pracę (tutaj przeliczamy to na pełne etaty) lub na innej podstawie niż stosunek pracy (tutaj każdą osobę liczymy x1) to masz obowiązek wdrożenia odpowiednich procedur, stworzenia kanału lub kanałów wewnętrznych oraz wyznaczyć osoby do przyjmowania, rozpatrywania zgłoszeń i podejmowania działań następczych. O tym, jak wdrożyć nowe przepisy w swojej firmie, ustalić procedurę zgłoszeń wewnętrznych zgodnie z przepisami ustawy czy jak powinny wyglądać kanały zgłoszeń, pisaliśmy tutaj. 

Jak dokonać zgłoszenia? Zgłoszenie wewnętrzne, zewnętrzne i ujawnienie publiczne

Dokonywanie zgłoszeń naruszeń prawa wewnętrznie i zewnętrznie

Sygnalista ma dwie możliwości zgłoszenia naruszenia prawa oraz w pewnych przypadkach dokonania ujawnienia publicznego. Powzięcie informacji o naruszeniu prawa może zgłosić wewnętrznie do pracodawcy bądź zewnętrznie do organu publicznego. Tutaj sygnaliści mają dobrowolność, chociaż zaleca się w pierwszej kolejności spróbować rozwiązać problem wewnętrznie.

Sygnalista może dokonać zgłoszenia poprzez odpowiednie kanały wewnętrzne lub zewnętrzne, co zapewnia ochronę tożsamości i bezpieczeństwo przed działaniami odwetowymi. Aby dokonać zgłoszenia zewnętrznego lub wewnętrznego należy przekazać informacje o naruszeniu prawa poprzez ustalony przez podmiot prawny lub organ publiczny wewnętrzny, lub zewnętrzny kanał zgłoszeń. Każdy podmiot i organ publiczny obowiązany na podstawie przepisów ustawy powinien opublikować w miejscu ogólnodostępnym procedurę przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, w której sygnalista powinien znaleźć szczegółowe informacje na temat tego, jak powinien dokonać zgłoszenia, w szczególności przez jaki kanał zgłoszeń (np. listownie, ustnie czy elektronicznie).

Ujawnienie publiczne

Ujawnienie publiczne to z kolei sytuacja, gdzie sygnalista ujawnia publicznie informacje o naruszeniach prawa.

Ujawnienia publicznego może dokonać sygnalista w następujących przypadkach:

-chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację.

Działanie odwetowe i warunki objęcia ochroną sygnalistów zgłaszających naruszenia prawa

Działania odwetowe wobec sygnalistów są jednym z głównych zagrożeń, jakie napotykają osoby zgłaszające naruszenia prawa. Nowe przepisy ustanawiają zakaz podejmowania działań odwetowych, prób czy gróźb zastosowania takich działań przeciwko sygnaliście, osobie z nim powiązanej czy pomagającej mu dokonać zgłoszenia. W tym celu ustawa wskazuje otwarty katalog takich działań jak np. dyskryminacja, mobbing, odmowa nawiązania czy rozwiązanie stosunku pracy. To na pracodawcy spoczywa ciężar udowodnienia, że np. rozwiązanie stosunku pracy nie nastąpiło w związku ze zgłaszaniem informacji o naruszeniach prawa. 

Sygnalista, wobec którego zastosowano działania odwetowe, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w poprzednim roku bądź prawo do zadośćuczynienia.

Czy ochrona sygnalistów zgłaszających lub ujawniających naruszenia jest nieograniczona?

Warunki objęcia ochroną osób zgłaszających lub ujawniających publicznie informacje o naruszeniach prawa są jasno określone w ustawie. Sygnaliści muszą zgłaszać naruszenia w dobrej wierze i posiadać uzasadnione podstawy do sądzenia, że zgłoszenie jest prawdziwe. 

Osoba, która poniosła szkodę w wyniku świadomego zgłoszenia lub ujawnienia przez sygnalistę nieprawdziwych informacji ma również prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty.

Podmiot prawny a organ publiczny

Wejście w życie ustawy o ochronie sygnalistów podzielono na dwa etapy. W pierwszej kolejności to podmiot prawny zatrudniający powyżej 50 osób ma 3 miesiące od ogłoszenia ustawy na wdrożenie przepisów, w tym stworzenie procedury zgłaszania informacji o naruszeniach prawa. Dotyczyć to będzie zatem wewnętrznych kanałów zgłoszeń. Kolejno, to organy publiczne będą musiały wdrożyć przepisy, ponieważ na ustalenie kanałów zewnętrznych organ będzie miał 6 miesięcy od ogłoszenia ustawy. Zdarzać się jednak będzie, że organy zatrudniające powyżej 50 pracowników, będą musiały w ciągu 3 miesięcy wdrożyć procedurę wewnętrzną, a następnie procedurę zewnętrzną.

Procedura wewnętrzna a procedura zewnętrzna

Jako kancelaria, która oferuje przygotowanie kompletu niezbędnej dokumentacji, od razu przestrzegamy, że zasady ustalania wewnętrznej procedury zgłaszania informacji prawa różni się w kluczowych kwestiach od procedury zewnętrznej. Ustawa przewiduje kilka obowiązków dotyczących organu, kwestii przekazania zgłoszenia właściwemu organowi czy wydaje też zaświadczenia o objęciu ochroną na wniosek sygnalisty. Zapisy obu dokumentów będą się zatem różnić, więc nie można jednej procedury do obu typów zgłoszenia. Przepisy wprost stanowią, że procedura zewnętrzna jest niezależna od procedury wewnętrznej wprowadzonej w organie.

Postępowanie karne – w zakresie zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych

Ochrona sygnalistów wejdzie w życie jeszcze w tym roku. Co w momencie, kiedy podmioty nie wypełnią ustawowych obowiązków? 

Za brak ustanowienia procedury wewnętrznej lub ustanowienie jej z istotnym naruszeniem przepisów podmiot obowiązany będzie podlegał karze grzywny.

Jeśli z kolei wobec osoby, która uniemożliwia lub utrudnia sygnaliście dokonania zgłoszenia nałożona zostanie sankcja grzywny, ograniczenia wolności lub nawet pozbawienia wolności do roku. Identycznej karze podlega ten, kto ujawnia tożsamość sygnalisty wbrew ustawie. Za podjęcie działań odwetowych można otrzymać również grzywnę, karę ograniczenia waolności oraz pozbawienia jej do 2 lat. Ustawa przewiduje również obostrzenia kar w szczególnych przypadkach.

Zachęcamy do śledzenia dalszych informacji na temat ustawy i jej wdrażania, aby być na bieżąco z nowymi przepisami i w pełni korzystać z prawnych mechanizmów ochrony.

Jeśli jesteś zainteresowany naszą ofertą w zakresie wdrożenia w/w przepisów, to zapraszamy do kontaktu: kontakt@kancelaria-jp.pl

radca prawny

Ewelina Jasion

Wdrożenie ochrony sygnalistów krok po kroku

Wdrożenie ochrony sygnalistów krok po kroku

Ustawa o ochronie sygnalistów wchodzi w życie już 25 września 2024 r. dla zgłoszeń wewnętrznych, a 25 grudnia 2024 r. dla zgłoszeń zewnętrznych i jest pokłosiem unijnej dyrektywy. Wciąż wiele pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników (w tym osoby na podstawie umowy cywilnoprawnej) ma wątpliwości co do kwestii formalnych jak i organizacyjnych związanych z wdrożeniem przepisów o ochronie sygnalistów w swoim przedsiębiorstwie. Omówmy zatem ten proces krok po kroku.

Kto będzie obsługiwał zgłoszenia sygnalistów?

Najpierw ustal, kto będzie obsługiwał zgłoszenia w Twojej firmie. Obsługa ta dzieli się na 3 główne etapy:

  1. przyjęcie zgłoszenia- jest to jedynie przekazanie sygnaliście informacji, że jego zgłoszenia zostało przyjęte. Zgodnie z ustawą do przyjmowania zgłoszeń może być upoważniony zewnętrzny podmiot lub bezstronna osoba w ramach struktury podmiotu bądź jednostka wewnętrzna.
  2. przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego- tutaj wyznaczona musi być bezstronna osoba w ramach struktury podmioty bądź jednostka wewnętrzna,
    przeprowadzenie działań następczych i wysłanie sygnaliście informacji zwrotnej- podobnie jak przy
  3. postępowaniu wyjaśniającym będzie to bezstronna osoba w ramach struktury podmioty bądź jednostka wewnętrzna. Jeśli zgłoszenia przyjmuje podmiot zewnętrzny, to może on też przesłać informację zwrotną sygnaliście.

Kwestia upoważnienia podmiotu zewnętrznego wzbudza wiele kontrowersji co do zakresu jego upoważnienia. Ustawa w art. 25 ust. 1 pkt 1 wymienia podmiot zewnętrzny jedynie w zakresie przyjmowania zgłoszeń, natomiast art. 28 ustawy wskazuje, że

Upoważnienie podmiotu zewnętrznego, o którym mowa w art. 25 ust. 1 pkt 1, wymaga zawarcia umowy
w celu powierzenia obsługi przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, potwierdzania przyjęcia zgłoszenia, przekazywania informacji zwrotnej oraz dostarczania informacji na temat procedury zgłoszeń wewnętrznych z zastosowaniem rozwiązań technicznych i organizacyjnych zapewniających zgodność tych czynności z ustawą.

Co to oznacza? Podmiot zewnętrzny może być upoważniony jedynie do podejmowania działań technicznych, czyli przyjmowania zgłoszeń, ich potwierdzenia, przekazywania informacji zwrotnej czy dostarczania informacji na temat wdrożonej procedury. Piszemy o tym, ponieważ wielu z naszych klientów błędnie zakłada, że cały proces obsługi zgłoszeń może być przedmiotem outsourcingu. Zaznaczyć należy, że prowadzenie postępowania wyjaśniającego oraz podejmowanie działań następczych zostało jednak wyłączone spod kompetencji podmiotu zewnętrznego. Wydaje się to logiczne, bowiem podmiot zewnętrzny nie wydaje się być odpowiedni do np. przeprowadzania rozmów z pracownikami czy podejmowania decyzji co do ewentualnych roszczeń przeciwko osobie, której dotyczy zgłoszenia. Ustawodawca wskazał zatem, że takie czynności powinny być jednak podejmowane wewnętrznie.

Kogo zatem możemy do tego upoważnić? Konkretnych pracowników, a nawet cały dział, jak np. dział HR. Kiedy już wybierzemy podmiot/konkretne osoby, należy podpisać z nimi odpowiednie upoważnienie. W tym upoważnieniu wskaż zakres czynności, jakie będzie ta osoba wykonywała oraz zawrzyj odpowiednie zapisy dotyczące przetwarzania danych osobowych przez tę osobę w imieniu Twojej firmy.

Jakie wybierzesz kanały zgłoszeń? Sprawdź w ustawie, jakie masz możliwości

Kolejne ustal, jakie kanały zgłoszeń wprowadzić w swoim przedsiębiorstwie. Ustawa wskazuje, że mogą być one ustne lub pisemne, a zgodnie z art. 28 ustawy podmiot powinien wskazać co najmniej możliwość dokonania zgłoszenia ustnie lub pisemnie. Jest to kolejny przepis sprawiający trudności. Czy zatem wystarczy jeden kanał, czy też dwa- jeden ustny a drugi pisemny? Przeważająca część doktryny, na czele z naszą kancelarią przyjmuje, że wystarczy jeden kanał, ponieważ sformułowanie "lub" jest rozumiane jako alternatywa.

Zgłoszenia ustne mogą być dokonane telefonicznie lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Jeśli wybór padł na linię telefoniczną, to taką rozmowę należy odpowiednio udokumentować (za pomocą nagrywanej linii telefonicznej, kompletnej transkrypcji rozmowy czy protokołu, jeśli rozmowa nie jest nagrywana lub sygnalista nie wyraził zgody na nagrywanie). Zgłoszenie pisemne może być z kolei złożone w postaci papierowej lub elektronicznej. 

Na tym etapie zdecyduj również, czy będziesz przyjmował zgłoszenia anonimowe. Ustawodawca daje tutaj dowolność, zatem możesz się na nie zdecydować lub nie.

Przygotuj kompletną dokumentację, czyli nie tylko procedurę dokonywania zgłoszeń

Mając ustalone powyższe kwestie, możesz przystąpić do przygotowania dokumentacji wdrożeniowej, w tym przede wszystkim procedury zgłoszeń wewnętrznych. Ustawa wskazuje wprost dwa dokumenty, które należy przygotować, czyli właśnie procedurę oraz rejestr zgłoszeń, który musi być na bieżąco prowadzony. Obowiązkowe i dodatkowe elementy procedury znajdziesz w art. 25 ustawy. Powinien być to dokument stanowiący instrukcję tego, jak zgłaszać naruszenia oraz jakie czynności będą podejmowane przez Twoje przedsiębiorstwo po otrzymaniu takiej wiadomości. Jest to zatem dokument istotny z perspektywy zarówno sygnalisty jak i osób obsługujących zgłoszenia. Elementy rejestru naruszeń z kolei znajdziesz w art. 29 ust. 4 ustawy. Jest to katalog zamknięty, zatem nie możesz rozszerzyć tego rejestru o dodatkowe informacje czy dane.

Warto również posługiwać się formularzem zgłoszenia naruszenia czy informacji o działaniu odwetowym, które, chociaż nie są obowiązkowe, a sygnalista nie musi z nich skorzystać, to jednak mogą znacząco usprawnić i przyspieszyć proces obsługi zgłoszenia. Pamiętaj też, żeby odpowiednio poinformować o wdrożeniu procedury np. poprzez komunikat na stronie internetowej.

Należy przy tym jeszcze pamiętać o kwestii ochrony danych osobowych. Dokumentacja RODO, jaką prowadzić w swojej firmie powinna być odpowiednio zaktualizowana i uzupełniona o kwestie związane z przetwarzaniem danych osobowych sygnalistów oraz osób przez nich wskazanych w informacji o naruszeniu prawa. 

Dokonaj wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych krok po kroku

Samo przygotowanie procedury to nie wszystko. Ustawa wskazuje czynności, jakie w tym celu należy podjąć, a mianowicie:

Obsługuj zgłoszenia o naruszeniach prawa i nieprawidłowościach

Wdrożenie przepisów ustawy pojmowane jako przygotowanie kanałów zgłoszeń i procedury może wydawać się przedsiębiorcom trudne, ale to dopiero obsługa zgłoszeń może okazać się prawdziwym wyzwaniem. W ustawie wskazano aż 17 kategorii naruszeń prawa, a to podmiot musi zdecydować, czy do takiego naruszenia doszło. Co w przypadku, kiedy pracownik mający o tym zdecydować nie ma takiej wiedzy i doświadczenia? Pomocą może być tutaj zewnętrzny ekspert jak np. prawnik specjalizujący się w danej dziedzinie. 

Przyjmując wiadomości od sygnalistów, należy pamiętać też o ustawowych terminach, a mianowicie:

w ciągu 7 dni od otrzymania zgłoszenia potwierdź sygnaliście jego otrzymanie,
w ciągu 3 miesięcy od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia prześlij sygnaliście informację zwrotną, w której wskażesz planowane lub podjęte działania następcze oraz powody takich działań.

Na bieżąco uzupełniaj rejestr naruszeń oraz dbaj o zachowanie poufności i ochronę danych osobowych w kontekście nowych przepisów. Pamiętaj, że ustawa zakazuje podejmowania działań odwetowych, a jako pracodawca powinieneś dążyć do ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa. 

Pamiętaj o odpowiedzialności karnej i obowiązku ochrony sygnalistów

Przepisy ustawy o ochronie sygnalistów penalizują pewne zachowania w sferze tejże ochrony. Karze grzywny, ograniczenia wolności, a nawet pozbawienia wolności podlegają osoby, które:

a) uniemożliwiają lub istotnie utrudniają innej osobie dokonanie zgłoszenia,

b) podejmują działania odwetowe wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą,

c) ujawniają tożsamość sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą,

d) dokonują zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło.

Jako przedsiębiorca jesteś też odpowiedzialny za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych. Jeśli wbrew przepisom ustawy procedury tej nie ustanowisz lub ustanowisz ją z istotnym naruszeniem wynikających z ustawy wymogów, będziesz podlegał karze grzywny.

Nie wiesz, jak wdrożyć przepisy o ochronie sygnalistów?

Jesteśmy kancelarią prawną z Wrocławia, która specjalizuje się w zakresie ochrony sygnalistów. Pomagamy przedsiębiorcom wdrożyć system ochrony sygnalistów, przygotowując kompletną dokumentację oraz szkoląc pracowników dedykowanych do obsługi zgłoszeń. Jeśli potrzebujesz naszego wsparcia, zapraszamy do kontaktu.

radca prawny Ewelina Jason

Przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych sygnalistów – zasady, procedury i ochrona

Sygnalista odgrywa kluczową rolę w ujawnianiu naruszeń prawa w organizacjach. Zgłoszenia zewnętrzne są często kluczowe dla wykrycia poważnych naruszeń prawa. Przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych sygnalistów przez Rzecznika Praw Obywatelskich oraz organu publiczne to proces, który wymaga precyzyjnie określonych procedur i ochrony, aby zapewnić poufność i bezpieczeństwo osoby zgłaszającej. W tym artykule omówimy, jak przebiega proces przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, jakie są obowiązki podmiotów przyjmujących takie zgłoszenia oraz jakie przepisy prawne regulują ochronę sygnalistów.

Ustawa o sygnalistach i jej kluczowe przepisy

Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów wprowadza szczegółowe przepisy dotyczące ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa. Przepisy te obejmują m.in. obowiązek pracodawców do stworzenia procedur wewnętrznych, ale również obowiązek Rzecznika Praw Obywatelskich i organów publicznych do stworzenia procedur zewnętrznych, a także ochronę sygnalistów przed działaniami odwetowymi, kwestię ujawnienia publicznego, odpowiedzialności karnej czy ochrony danych osobowych. Ustawa ta stanowi kluczowy element systemu ochrony sygnalistów w Polsce.

Sygnalista – kim jest i jakie ma prawa?

Sygnalista to osoba, która informuje o nieprawidłowościach w organizacji. Może to być pracownik, współpracownik lub osoba z zewnątrz, która posiada informacje o naruszeniu norm prawnych. Ustawa wskazuje obszerny katalog osób, które są uprawnione do zgłaszania naruszeń. W Polsce wdrożona ustawa określa zasady dokonywania zgłoszeń oraz gwarantuje sygnalistom odpowiednią ochronę przed działaniami odwetowymi. Więcej na temat tego, kim jest sygnalista przeczytaz tutaj: https://kancelaria-jp.pl/kim-jest-sygnalista-i-jaka-role-odgrywa-w-przedsiebiorstwie/

Procedura dokonywania zgłoszenia zewnętrznego a procedury zgłoszeń wewnętrznych

Zgodnie z obowiązującą ustawą, zgłoszenia zewnętrznego można dokonać organowi publicznemu czy też Rzecznikowi Praw Obywatelskich i powinno się ono odbywać się zgodnie z określonymi procedurami, ale przede wszystkim sygnalista powinien dokonać zgłoszenia w dobrej wierze. Sygnaliści, którzy dokonują zgłoszenia w złej wierze, czyli np. zgłaszają nieprawdę, mogą zostać pozbawieni ochrony przewidzianej w ustawie.

Procedury zapewniają zabezpieczenie przed działaniami odwetowymi, a instytucje publicznie nie mają prawa ujawniać tożsamości sygnalisty (chyba że sam wyrazi na to zgodę), co jest kluczowe dla skutecznego funkcjonowania systemu zgłaszania naruszeń.  Ważne jest, aby dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego były łatwo dostępne na stronie internetowej odpowiedniego podmiotu. W przypadku organów publicznych będzie to Biuletyn Informacji Publicznej.

Zgłoszenie to może dotyczyć informacji, które zostały uprzednio zgłoszone podmiotowi prawnemu lub z pominięciem procedury wewnętrznej — bezpośrednio do właściwego organu publicznego. 

Zgłoszenia zewnętrzne powinny być przyjmowane i weryfikowane zgodnie z trybem postępowania mającym zastosowanie w przypadku naruszeń prawa. Tryb ten jest określony w przepisach ustawy i obejmuje wszystkie etapy procesu, od przyjęcia zgłoszenia, przez weryfikację, aż po podjęcie działań następczych.

Dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

Zgodnie z ustawą za przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych i podjęcie działań w celu ich weryfikacji odpowiedzialny jest Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organy publiczne. Procedura zgłoszeń zewnętrznych jest jasno określona w przepisach i obejmuje:

Jakie informacje powinny być przekazane w zgłoszeniu zewnętrznym?

Sygnalista powinien przekazać w zgłoszeniu zewnętrznym wszystkie istotne informacje o naruszeniu prawa, w tym:

Przekazanie pełnych i precyzyjnych informacji pozwala na szybsze i bardziej efektywne podjęcie działań przez instytucje publiczne.

Skutki zgłoszenia zewnętrznego do organu publicznego

Zgłoszenie do podmiotu publicznego, skutkuje podjęciem działań następczych przez odpowiednie instytucje. W przypadku, gdy zgłoszenie jest zasadne, instytucje te mają obowiązek podjąć kroki mające na celu wyjaśnienie sprawy i zapewnienie ochrony prawnej sygnaliście.  Organ publiczny przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia dokonania zgłoszenia, co zapewnia przejrzystość i efektywność całego procesu. W uzasadnionych przypadkach instytucja publiczna może przedłużyć ten termin, jednak nie powinien on przekraczać 6 miesięcy od dnia dokonania zgłoszenia. Informacja zwrotna jest kluczowa dla utrzymania transparentności i zaufania do systemu zgłaszania naruszeń. Sygnalista powinien być informowany o statusie zgłoszenia oraz o podjętych działaniach, co pozwala na monitorowanie postępów i daje pewność, że zgłoszenie zostało odpowiednio rozpatrzone. Organ odstępuje od przekazywania informacji sygnaliście jedynie w przypadku, gdy sygnalista nie podał danych do kontaktu czy dokonał zgłoszenia anonimowo.

Procedura zgłoszeń zewnętrznych w praktyce

Do przyjmowania i skutecznego zarządzania zgłoszeniami niezbędne jest wprowadzenie odpowiedniej procedury. Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organy publiczne mają 6 miesięcy od publikacji ustawy w Dzienniku Ustaw na wdrożenie odpowiednich kanałów zewnętrznych i procedury. 

Organy publiczne a anonimowość zgłoszenia

Procedury zewnętrzne odgrywają kluczową rolę w zapewnieniu skutecznego systemu zgłaszania naruszeń prawa. Podmioty publiczne mają obowiązek stworzenia jasnych i przejrzystych procedur, które umożliwią sygnalistą zgłaszanie naruszeń w sposób poufny i bezpieczny. Procedury te powinny obejmować m.in. kanały zgłaszania, ochronę danych osobowych oraz mechanizmy ochrony przed działaniami odwetowymi. Podobnie jak podmioty prawne, każdy organ publiczny może samodzielnie zdecydować, czy będzie przyjmował zgłoszenia anonimowe. Taka informacje również powinna być zawarta w procedurze.

Przepisy prawne dotyczące ustawy o ochronie sygnalistów

Zapewnienie poufności dla sygnalistów jest jednym z kluczowych elementów skutecznego systemu zgłaszania naruszeń. Zabezpieczenie sygnalistów w Polsce jest regulowane przez ustawę, która wprowadza szczegółowe przepisy dotyczące procedury zgłaszania naruszeń oraz ochrony osób zgłaszających. 

Zgodnie z ustawą, osoba, która dokona zgłoszenia zewnętrznego o nieprawidłowościach, ma prawo do:

Ochrona sygnalistów

Ochrona sygnalistów jest jednym z głównych celów przepisów dotyczących zgłaszania naruszeń prawa. Przepisy te, wynikające z dyrektywy unijnej i polskiej ustawy, mają na celu zapewnienie, że osoby zgłaszające naruszenia prawa nie będą narażone na działania odwetowe. Sygnaliści i obowiązki podmiotów publicznych w tym zakresie są jasno określone, a ich przestrzeganie jest kluczowe dla zapewnienia skutecznego funkcjonowania systemu ochrony sygnalistów.

Co ważne, zgłaszanie naruszeń prawa podmiotowi publicznemu bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego nie skutkuje pozbawieniem zgłaszającego ochrony przewidzianej w ustawie. Organy powinny jednak zachęcać do dokonywania w pierwszej kolejności zgłoszeń wewnętrznych, ponieważ już na tym etapie zgłoszenie może zostać odpowiednio zweryfikowane, a sprawa wyjaśniona na etapie wewnętrznym, bez ingerencji organów publicznych. Nie zawsze jednak taka opcja jest możliwa, a sygnalista może się obawiać reakcji np. swojego pracodawcy, stąd też możliwość pominięcia ścieżki określonej w wewnętrznej procedurze zgłaszania naruszeń prawa. 

Podsumowanie

Przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych sygnalistów to proces, który wymaga precyzyjnie określonych procedur i zabezpieczeń, aby zapewnić bezpieczeństwo i poufność zgłaszających. Ochrona sygnalistów, wynikająca z przepisów prawnych, jest kluczowym elementem zapewniającym, że osoby zgłaszające naruszenia prawa będą chronione przed działaniami odwetowymi.

Dzięki zgłaszaniu naruszeń prawa możliwe jest szybkie wykrywanie i eliminowanie nieprawidłowości, co przyczynia się do poprawy etyki i transparentności w działalności firmy. 

Jeżeli masz pytania dotyczące przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych sygnalistów, skontaktuj się z naszą kancelarią z Wrocławia, aby uzyskać profesjonalne wsparcie prawne. Pomożemy Ci kompleksowo wdrożyć przepisy dotyczące ochrony sygnalistów oraz polecimy Ci gotowe systemy obsługi zgłoszeń sygnalistów, z którymi współpracujemy.

kontakt@kancelaria-jp.pl

Ochrona sygnalistów w Urzędach Gminy

Ochrona sygnalistów w Urzędach Gminy

Jako kancelaria prawna świadczymy kompleksowe usługi w zakresie wdrożenia przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928) zarówno dla prywatnych przedsiębiorców jak i podmiotów publicznych. Ustawa weszła w życie jako implementacyjna dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Nie każdy zdaje sobie sprawę, że to właśnie podmioty publiczne będą miały za zadanie najczęściej wprowadzenie zarówno kanałów wewnętrznych jak i zewnętrznych. 

Kanały wewnętrzne i zewnętrzne do zgłaszania naruszeń prawa w samorządach i organach publicznych

Ustawa wskazuje, że każdy podmiot prawny zatrudniający powyżej 50 osób na umowę o pracę w przeliczeniu na pełne etaty oraz na podstawie innej umowy cywilnoprawnej powinny wprowadzić wewnętrzne kanały zgłoszeń naruszenia prawa i nieprawidłowości dla sygnalistów do 25 września 2024 r. Podmiot prawny zatrudniający mniej niż 50 pracowników może fakultatywnie dokonać wdrożenia przepisów dyrektywy UE oraz ustawy o ochronie sygnalistów. Więcej o kanałach wewnętrznych przeczytasz tutaj.

Z kolei Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organ publiczny przyjmują zgłoszenia zewnętrzne. W przypadku gmin będą to jednostki samorządu terytorialnego powyżej 10 000 mieszkańców. Przypominamy w tym zakresie, że każdy sygnalista ma prawo do zgłaszania nieprawidłowości do podmiotu prawnego, w którym doszło do naruszenia prawa (kanał wewnętrzny) bądź od razu do właściwego organu sektora publicznego (zgłoszenie zewnętrzne). Oznacza to, że Urząd Gminy jako jednostka samorządu terytorialnego zatrudniająca powyżej 50 osób o liczbie mieszkańców powyżej 10 000 będzie musiała wprowadzić zarówno wewnętrzne jak i zewnętrzne kanały do dokonania zgłoszenia. Na wprowadzenie zewnętrznych kanałów zgłoszeń Urząd będzie miał 6 miesięcy od dnia opublikowania ustawy, jednak należy się do tego przygotować odpowiednio wcześniej.

Dokumenty wymagane przez ustawę o ochronie sygnalistów — procedura, rejestry i inne

Ustawa wskazuje dwa podstawowe dokumenty, które będzie musiał przygotować organ publiczny w celu wdrożenia ochrony sygnalistów. Są to procedura zgłaszania naruszeń oraz rejestr zgłoszeń. W przypadku jednak gmin, które zatrudniają powyżej 50 pracowników, niezbędne będzie posługiwanie się dwoma kompletami dokumentów- jednym dla zgłoszeń wewnętrznych pracowników i współpracowników urzędu, a drugim dla zgłoszeń zewnętrznych jako organu właściwego do podejmowania działań następczych. Przestrzegamy tutaj, że procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych różni się diametralnie od tej, która powinna zostać przyjęta dla kanałów wewnętrznych, a sama ustawa stwierdza, że kanały te powinny być w pełni niezależne od siebie.

Sygnalista w Urzędzie — obowiązki Gmin związane z obsługą zgłoszeń sygnalistów

Urzędy Gmin będą przede wszystkim ustalać, czy są właściwe do podejmowania działań następczych i będą uprawnione do przekazywania zgłoszenia do właściwego organu publicznego. Oprócz m.in. typowej procedury potwierdzania zgłoszeń, prowadzenia postępowania wyjaśniającego oraz działań następczych, organy będą również zobowiązane do wydawania zaświadczeń dla sygnalisty o dokonanym zgłoszeniu i udzielonej z tego tytułu ochronie. Organy publiczne w pierwszej kolejności z kolei dokonują sprawdzenia, czy są organem właściwym do podjęcia działań następczych związanych ze zgłoszenie. Jeśli odpowiedź jest negatywna, to w odpowiednim czasie przekazują zgłoszenie właściwemu organowi i informują o tym sygnalistę.

Obsługa zgłoszeń sygnalistów w Urzędzie Gminy a dane osobowe 

Wdrożenie systemu obsługi zgłoszeń to również obowiązek aktualizacji dokumentacji związanej z ochroną danych osobowych. Chociaż polska ustawa nie wskazuje wprost, jakie dokumenty powinny w związku z tym powstać, można zakładać, że chodzi przede wszystkim o upoważnienie do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz zewnętrznych, klauzulę informacyjną czy dodanie odpowiednich zapisów do polityki prywatności oraz rejestru czynności przetwarzania danych osobowych. Nowe przepisy bowiem wskazują na nowe przesłanki przetwarzania danych osobowych w związku z obowiązkiem ustawowym.

Jesteśmy kancelarią specjalizującą się w ochronie sygnalistów i oferującą kompleksowe rozwiązania w kwestii wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych i zewnętrznych w Urzędach Gminy czy innych organach administracji publicznej. Jeśli są Państwo zainteresowani naszym wsparciem, to zapraszamy do kontaktu: kontakt@kancelaria-jp.pl

radca prawny Ewelina Jasion

Ustawa o ochronie sygnalistów opublikowana w Dzienniku Ustaw

Ustawa o ochronie sygnalistów opublikowana w Dzienniku Ustaw

Wraz z wdrożeniem Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, a co za tym idzie publikacją nowej ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów w Dzienniku Ustaw, mamy do czynienia z istotnym krokiem w stronę zwiększenia ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa. Ta nowa regulacja, mająca wejść w życie wkrótce, ma na celu wzmocnienie praw i bezpieczeństwa sygnalistów w Polsce. Warto zapoznać się z tą ustawą, aby lepiej zrozumieć jej znaczenie i wpływ na nasze życie oraz działalność zawodową.

Ustawa została opublikowana w Dzienniku Ustaw 24 czerwca 2024 r. Oznacza to, że przepisy mają zacząć obowiązywać po 3 miesiącach po ogłoszeniu, tj. wejdą w życie 25 września 2024 r. a dla obowiązków związanych ze zgłoszeniami zewnętrznymi dokonywanymi do Rzecznika Praw Obywatelskich i organów publicznych- 6 miesięcy po ogłoszeniu tj. 25 grudnia 2024 r. Co to oznacza?

Kim jest sygnalista?

Przypomnijmy, że ustawa o sygnalistach jest pokłosiem unijnej dyrektywy, zatem wdrożenie przepisów o sygnalistach zgłaszających lub ujawniających publicznie naruszenia prawa było obowiązkiem Polski jako członka Unii Europejskiej. Najprościej rzecz ujmując, w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów sygnalistą zgodnie z przepisami jest osoba zgłaszająca lub ujawniająca naruszenia prawa w podmiocie prawnym, lub organie publicznym, które informacje o naruszeniu sygnalista uzyskał w kontekście związanym z pracą.

Ustawa o sygnalistach- jakie naruszenia można zgłaszać?

Sygnaliści mogą zgłaszać różne rodzaje naruszeń prawa, w tym działania lub zaniechania niezgodne z prawem, które mogą mieć negatywne konsekwencje dla interesów publicznych, finansowych Skarbu Państwa, czy konstytucyjnych wolności i praw człowieka. Zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa w dziedzinach takich jak m.in. ochrona środowiska, zdrowia publicznego, przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Początkowo w projekcie ustawy wskazane były również naruszenia z zakresu prawa pracy, ale poprawką Senatu zostały one wykreślone z projektu.

Kogo dotyczy ustawa o ochronie sygnalistów?

Ustawa nakazuje podmiotom prawnym zatrudniającym co najmniej 50 osób do stworzenia wewnętrznych kanałów zgłoszeń dla sygnalistów (próg ten nie dotyczy podmiotów wykonujących działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu). Z kolei Rzecznik Praw Obywatelskich i organy publiczne mają obowiązek stworzenia kanałów dla zgłoszeń zewnętrznych. Rzecznik Praw Obywatelskich odgrywa kluczową rolę w systemie ochrony sygnalistów w Polsce. Zadania organów publicznych związane ze zgłaszaniem informacji o naruszeniach prawa obejmują monitorowanie i wspieranie sygnalistów oraz podejmowanie działań w przypadkach naruszeń praw sygnalistów. Rzecznik ma także uprawnienia do interweniowania w sprawach związanych z działaniami odwetowymi. Wszystkie jednak wymienione te podmioty mają obowiązek wdrożenia odpowiedniej procedury przyjmowania zgłoszeń i dokonywania działań następczych. 

Jeśli Twoja firma na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku zatrudnia co najmniej 50 osób na umowę o pracę (tutaj przeliczamy to na pełne etaty) lub na innej podstawie niż stosunek pracy (tutaj każdą osobę liczymy x1) to masz obowiązek wdrożenia odpowiednich procedur, stworzenia kanału lub kanałów wewnętrznych oraz wyznaczyć osoby do przyjmowania, rozpatrywania zgłoszeń i podejmowania działań następczych. O tym, jak wdrożyć nowe przepisy w swojej firmie, ustalić procedurę zgłoszeń wewnętrznych zgodnie z przepisami ustawy czy jak powinny wyglądać kanały zgłoszeń, pisaliśmy tutaj. 

Jak dokonać zgłoszenia? Zgłoszenie wewnętrzne, zewnętrzne i ujawnienie publiczne

Dokonywanie zgłoszeń naruszeń prawa wewnętrznie i zewnętrznie

Sygnalista ma dwie możliwości zgłoszenia naruszenia prawa oraz w pewnych przypadkach dokonania ujawnienia publicznego. Powzięcie informacji o naruszeniu prawa może zgłosić wewnętrznie do pracodawcy bądź zewnętrznie do organu publicznego. Tutaj sygnaliści mają dobrowolność, chociaż zaleca się w pierwszej kolejności spróbować rozwiązać problem wewnętrznie.

Sygnalista może dokonać zgłoszenia poprzez odpowiednie kanały wewnętrzne lub zewnętrzne, co zapewnia ochronę tożsamości i bezpieczeństwo przed działaniami odwetowymi. Aby dokonać zgłoszenia zewnętrznego lub wewnętrznego należy przekazać informacje o naruszeniu prawa poprzez ustalony przez podmiot prawny lub organ publiczny wewnętrzny, lub zewnętrzny kanał zgłoszeń. Każdy podmiot i organ publiczny obowiązany na podstawie przepisów ustawy powinien opublikować w miejscu ogólnodostępnym procedurę przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, w której sygnalista powinien znaleźć szczegółowe informacje na temat tego, jak powinien dokonać zgłoszenia, w szczególności przez jaki kanał zgłoszeń (np. listownie, ustnie czy elektronicznie).

Ujawnienie publiczne

Ujawnienie publiczne to z kolei sytuacja, gdzie sygnalista ujawnia publicznie informacje o naruszeniach prawa.

Ujawnienia publicznego może dokonać sygnalista w następujących przypadkach:

-chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację.

Działanie odwetowe i warunki objęcia ochroną sygnalistów zgłaszających naruszenia prawa

Działania odwetowe wobec sygnalistów są jednym z głównych zagrożeń, jakie napotykają osoby zgłaszające naruszenia prawa. Nowe przepisy ustanawiają zakaz podejmowania działań odwetowych, prób czy gróźb zastosowania takich działań przeciwko sygnaliście, osobie z nim powiązanej czy pomagającej mu dokonać zgłoszenia. W tym celu ustawa wskazuje otwarty katalog takich działań jak np. dyskryminacja, mobbing, odmowa nawiązania czy rozwiązanie stosunku pracy. To na pracodawcy spoczywa ciężar udowodnienia, że np. rozwiązanie stosunku pracy nie nastąpiło w związku ze zgłaszaniem informacji o naruszeniach prawa. 

Sygnalista, wobec którego zastosowano działania odwetowe, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w poprzednim roku bądź prawo do zadośćuczynienia.

Czy ochrona sygnalistów zgłaszających lub ujawniających naruszenia jest nieograniczona?

Warunki objęcia ochroną osób zgłaszających lub ujawniających publicznie informacje o naruszeniach prawa są jasno określone w ustawie. Sygnaliści muszą zgłaszać naruszenia w dobrej wierze i posiadać uzasadnione podstawy do sądzenia, że zgłoszenie jest prawdziwe. 

Osoba, która poniosła szkodę w wyniku świadomego zgłoszenia lub ujawnienia przez sygnalistę nieprawdziwych informacji ma również prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty.

Podmiot prawny a organ publiczny

Wejście w życie ustawy o ochronie sygnalistów podzielono na dwa etapy. W pierwszej kolejności to podmiot prawny zatrudniający powyżej 50 osób ma 3 miesiące od ogłoszenia ustawy na wdrożenie przepisów, w tym stworzenie procedury zgłaszania informacji o naruszeniach prawa. Dotyczyć to będzie zatem wewnętrznych kanałów zgłoszeń. Kolejno, to organy publiczne będą musiały wdrożyć przepisy, ponieważ na ustalenie kanałów zewnętrznych organ będzie miał 6 miesięcy od ogłoszenia ustawy. Zdarzać się jednak będzie, że organy zatrudniające powyżej 50 pracowników, będą musiały w ciągu 3 miesięcy wdrożyć procedurę wewnętrzną, a następnie procedurę zewnętrzną.

Procedura wewnętrzna a procedura zewnętrzna

Jako kancelaria, która oferuje przygotowanie kompletu niezbędnej dokumentacji, od razu przestrzegamy, że zasady ustalania wewnętrznej procedury zgłaszania informacji prawa różni się w kluczowych kwestiach od procedury zewnętrznej. Ustawa przewiduje kilka obowiązków dotyczących organu, kwestii przekazania zgłoszenia właściwemu organowi czy wydaje też zaświadczenia o objęciu ochroną na wniosek sygnalisty. Zapisy obu dokumentów będą się zatem różnić, więc nie można jednej procedury do obu typów zgłoszenia. Przepisy wprost stanowią, że procedura zewnętrzna jest niezależna od procedury wewnętrznej wprowadzonej w organie.

Postępowanie karne – w zakresie zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych

Ochrona sygnalistów wejdzie w życie jeszcze w tym roku. Co w momencie, kiedy podmioty nie wypełnią ustawowych obowiązków? 

Za brak ustanowienia procedury wewnętrznej lub ustanowienie jej z istotnym naruszeniem przepisów podmiot obowiązany będzie podlegał karze grzywny.

Jeśli z kolei wobec osoby, która uniemożliwia lub utrudnia sygnaliście dokonania zgłoszenia nałożona zostanie sankcja grzywny, ograniczenia wolności lub nawet pozbawienia wolności do roku. Identycznej karze podlega ten, kto ujawnia tożsamość sygnalisty wbrew ustawie. Za podjęcie działań odwetowych można otrzymać również grzywnę, karę ograniczenia waolności oraz pozbawienia jej do 2 lat. Ustawa przewiduje również obostrzenia kar w szczególnych przypadkach.

Zachęcamy do śledzenia dalszych informacji na temat ustawy i jej wdrażania, aby być na bieżąco z nowymi przepisami i w pełni korzystać z prawnych mechanizmów ochrony.

Jeśli jesteś zainteresowany naszą ofertą w zakresie wdrożenia w/w przepisów, to zapraszamy do kontaktu: kontakt@kancelaria-jp.pl

radca prawny

Ewelina Jasion