Jednoosobowa działalność gospodarcza to wciąż najczęściej wybierana forma działalności gospodarczej w Polsce, przynajmniej dla początkujących przedsiębiorców. Mimo pandemii, kryzysu związanego z wojną w Ukrainie i inflacji (w 2022 roku, jak i w 2023 roku), przedsiębiorcy nadal najczęściej wybierają ten rodzaj działalności gospodarczej. Skąd taki wybór? Przede wszystkim wynika to z prostoty jej założenia (wystarczy niemal chwila, a dodatkowo wniosek w CEIDG jest zwolniony z kosztów) oraz braku obowiązku prowadzenia pełnej księgowości. Forma ta jednak nie jest pozbawiona pewnych zasad jej prowadzenia, co omówimy w tym artykule. Zobacz jak wygląda prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej.

Rejestracja jednoosobowej działalności gospodarczej

Jak wspomniałam wyżej, założenie działalności gospodarczej przez osobę fizyczną jest pozbawione opłaty i mocno odformalizowane. Można to zrobić online poprzez stronę Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, podczas wizyty w urzędzie lub listownie. Oprócz podstawowych danych osobowych, takich jak imię i nazwisko, czy adres zamieszkania, wskazać należy nazwę firmy, kody PKD, liczbę pracowników, jaką zamierza się zatrudnić i informacje o ubezpieczeniach ZUS, KRUS czy danych urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce twojego zamieszkania. Nie potrzebujemy tutaj żadnego statutu naszej działalności, podane wyżej dane są wystarczające.

Najwięcej pytań przy rejestracji działalności gospodarczej nastręczają kody PKD. Nie należy jednak obawiać się tego określenia. Polska Klasyfikacja Działalności ma za zadanie określić czym dokładnie będzie zajmowała się Twoja działalność. Szczegółowo i przejrzyście zostało to wyjaśnione tutaj.

Rejestracja do VAT

Jeśli prawidłowo złożyliśmy wniosek o rejestrację naszej działalności, to w ciągu kilku dni powinniśmy jeszcze automatycznie uzyskać numer NIP oraz REGON w ramach procedury tzw. jednego okienka. Co należy zrobić dodatkowo? Nie każdy przedsiębiorca musi rejestrować swoją działalność do VAT. Np. jeśli Twoja sprzedaż roczna nie przekroczy 200 tys. złotych to przysługuje Ci zwolnienie podmiotowe. Jeśli sprzedaż przekroczy wskazany limit, ale sprzedajesz towary i usługi zwolnione z VAT to również nie będziesz musiał rejestrować się do VAT. Towary i usługi zwolnione z podatku VAT znajdziesz szczegółowo wskazane w art. 43 ustawy o podatku od towarów i usług, a są to np. usługi opieki medycznej czy transportu sanitarnego. Jeśli zatem nie przysługuje Ci zwolnienie podmiotowe ani przedmiotowe to wniosek o rejestrację do VAT złożysz na formularzu VAT-R i tutaj również masz możliwość załatwienia sprawy drogą elektroniczną, listownie lub stacjonarnie w siedzibie urzędu.

Prowadzenie działalności a składki ZUS 

Co ze składkami ZUS? Chociaż składając wniosek o rejestrację w CEIDG również wysłane jest do ZUS Twoje zgłoszenie jako płatnika składek, to jednak zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego musisz dokonać oddzielnie w ciągu 7 dni od dnia zarejestrowania działalności, bądź razem z wnioskiem do CEIDG. W przypadku rejestracji nowej działalności lub po raz kolejny (po 5 latach od zawieszenia lub zamknięcia poprzedniej działalności), przysługiwać będzie tzw. ulga na start, czyli 6 miesięczny okres bez obowiązku płacenia składek ZUS. Pamiętać jednak należy, że to zwolnienie nie dotyczy obowiązku opłacania składki zdrowotnej (9 % od dochodu uzyskanego w poprzednim miesiącu), a wybierając je nie będziesz mógł skorzystać z ubezpieczenia chorobowego na wypadek choroby.

Prawo daje również możliwość skorzystania z tzw. ulgi Mały ZUS, o której więcej możesz dowiedzieć się tutaj.

Prowadząc ten typ działalności musisz również liczyć się z obowiązkiem opłacania składki na Fundusz Pracy - dla siebie oraz każdej osoby zatrudnionej w Twojej firmie.

Wybór formy opodatkowania podatkiem PIT

Ostatnią kwestią, jeśli chodzi o obciążenia publiczne i obowiązki podatkowe, jest podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT). Tutaj wielu przedsiębiorców zastanawia się jak opodatkować swój dochód. Mamy bowiem do wyboru następujące formy opodatkowania:

• zasady ogólne, czyli tzw. skala podatkowa (w 2023 roku: stawka podatkowa 12 % do osiągnięcia progu 120.000 zł dochodu rocznie i 32 % dla nadwyżki ponad 120.000 zł dochodu rocznie),
• podatek liniowy - 19% stawka podatku,
• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych (w 2023 roku: 8,5% do przychodów nie przekraczających kwoty 100 000 zł oraz 12,5% do przychodów od nadwyżki ponad kwotę 100 000 zł)

W przypadku opodatkowania na zasadach ogólnych nie musisz zgłaszać tego naczelnikowi urzędu skarbowego. Fakt ten należy zgłosić jednak dla podatku liniowego oraz ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Co warto również wiedzieć, w przypadku opodatkowania na zasadach ogólnych oraz podatku liniowego, podstawą opodatkowania jest dochód, natomiast w przypadku ryczałtu będzie to przychód podatnika. Niektóre również formy działalności nie będą mogły skorzystać z tej formy opodatkowania jak np. działalność w zakresie handlu częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych. Ryczałtem nie będą też objęci przedsiębiorcy, których przychód przekroczył pewien próg.

WAŻNE: Kwota wolna od podatku to w 2023 roku wynosi 30.000 zł i przysługuje jedynie podatnikom opodatkowanym na zasadach ogólnych wg skali podatkowej.

Jak widać wybór odpowiedniej formy opodatkowania jest bardzo ważny i w tym celu warto skonsultować tę kwestię z księgowym lub doradcą podatkowym.

Koszty prowadzenia działalności gospodarczej

Najwięcej pytań w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej kierowanych jest w kierunku kosztów uzyskania przychodu. Czym one są? Jak wspomniano wyżej składka zdrowotna czy podatek PIT liczone są od dochodu (wyjątek- ryczałt). Dochód działalności gospodarczej to bowiem przychód pomniejszony o koszty uzyskania przychodu. Logicznie zatem, im większe będziesz miał koszty, tym mniejsze zapłacić podatki. 

Nie wszystkie jednak koszty można zakwalifikować jako firmowe. Do najczęściej kwalifikowanych w działalności jednoosobowej można zaliczyć koszty:

1. materiałów i sprzętu biurowego (bądź niezbędnego do wykonywania danej działalności),
2. utrzymania lokalu,
3. wynagrodzeń dla pracowników,
4. leasing oraz koszty utrzymania samochodu firmowego,
5. amortyzacja środków trwałych,
6. związane z reklamą,
7. dojazdu do klienta,
8. noclegu związanego z pobytem w celach służbowych.

WAŻNE: W przypadku założenia jednoosobowej działalności gospodarczej we własnym mieszkaniu prawo daje możliwość wydzielenia części mieszkania na poczet prowadzonej jednoosobowej firmy. Dzięki takiemu wydzieleniu będziesz miał możliwość przeznaczenia kosztów utrzymania mieszkania (w tym części odsetkowej raty kredytu hipotecznego) w części wskazanej w oświadczeniu. Jeśli np. wydzielona część mieszkania wyniesie 30 % to odpowiednio 30 % kosztów utrzymania mieszkania będziesz mógł zakwalifikować jako koszty uzyskania przychodu. Pamiętaj jednak, że takie wydzielenie, jeśli stanowi zmianę przeznaczenia lokalu, może spowodować zmianę wysokości podatku od nieruchomości oraz konieczności poinformowania o tym właściwego organu administracji publicznej. Więcej na ten temat przeczytasz tutaj.

Księgowość w firmie jednoosobowej

Zaletą wykonywania działalności gospodarczej w tej formie jest brak obowiązku prowadzenia pełnej księgowości. Najprościej oznacza to, że nie musisz zatrudniać księgowej czy księgować każdego wydatku na swoim koncie (wielu przedsiębiorców przychód związany ze swoją jednoosobową działalności gospodarczą gromadzi na koncie osobistym, stąd znajdują się na nim wydatki służbowe jak i prywatne). Warto jednak skorzystać z pomocy księgowej, w szczególności w przypadku dużej liczby kosztów prowadzenia działalności, jak i dla pewności, że podatki będą prawidłowo rozliczane. 

W specjalizacji Kancelarii Jaroch Pakos z Wrocławia jest obsługa przedsiębiorców, w tym jednoosobowych działalności. Przeczytasz o niej szczegółowo tutaj. Jeśli masz pytania lub chciałbyś zapoznać się z naszą ofertą, zapraszamy do kontaktu: kontakt@kancelaria-jp.pl.

radca prawny Ewelina Jasion