Ochrona sygnalistów i obsługa zgłoszeń

Nasza Kancelaria oferuje kompleksowe usługi w zakresie wprowadzenia do Twojego przedsiębiorstwa systemu ochrony sygnalistów.

Dokonujemy audytu dokumentów, szkolimy, ale również oferujemy pełne zaplecze doświadczonych prawników, którzy pomogą Ci obsługiwać zgłoszenia sygnalistów.

Dzięki nam wdrożenie przepisów ustawy w Twoim przedsiębiorstwie odbędzie się sprawnie i bezpiecznie.

Obowiązki pracodawcy na podstawie projektu ustawy o ochronie sygnalistów

Implementacja Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii nastąpi w Polsce w trzecim kwartale 2024 roku. Rząd przyjął projekt ustawy o ochronie sygnalistów, a ustawa wejdzie w życie jeszcze w tym roku. Więcej o opublikowanej ustawie przeczytasz tutaj. Obowiązki związane z ochroną sygnalistów będą dotyczyły wszystkich podmiotów (publicznych i prywatnych), które na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku będą zatrudniały co najmniej 50 pracowników (również zatrudnionych na innej podstawie niż stosunek pracy w przeliczeniu na pełne etaty). Próg ten nie będzie miał zastosowania do podmiotu prawnego wykonującego działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska. Z kolei w przypadku urzędów czy jednostek organizacyjnych gminy obowiązek ten będzie dotyczył w przypadku, kiedy liczba mieszkańców gminy będzie wynosiła powyżej 10.000. Wskazane wyżej podmioty będą zobligowane zgodnie z dyrektywą o ochronie sygnalistów do utworzenia wewnętrznych kanałów zgłoszeń i obsługiwania ich. Szczegóły dotyczące kanałów zgłoszeń znajdziesz tutaj.
Co nas wyróżnia? W zakresie ochrony sygnalistów zapewniamy bezpieczeństwo prawne, zgodność z obowiązującymi przepisami i poufność danych. Dzięki naszym rozwiązaniom możliwość dokonywania powiadomienia o naruszeniu i komunikacja z sygnalistą będzie znacznie ułatwiona.

Nasza kompleksowa obsługa prawna i obsługa zgłoszeń sygnalistów polega na:

  • przygotowaniu kompleksowej dokumentacji związanej z wdrożeniem ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928),
  • przeprowadzeniu szkoleń dla podmiotów obowiązanych i ich pracowników z zakresu obowiązków i praw wynikających z dyrektywy unijnej oraz polskiej ustawy o ochronie sygnalistów, w trakcie których przekazujemy teorię w oparciu o praktyczne podejście,
  • przeprowadzeniu wewnętrznego audytu z zakresu zgodności dokumentacji i wewnętrznej regulacji podmiotu z obowiązującymi przepisami dotyczących ochrony danych osobowych oraz ochrony sygnalistów,
  • bieżącym wsparciu prawnym w zakresie obsługi zgłoszeń,
  • nadzorze nad procedurą, rejestrem zgłoszeń i dokumentacją wewnętrzną dotyczącą  sygnalistów, a także przestrzeganiem zasad poufności i anonimowości zgłoszeń,
  • doraźnym wsparciu w procesie obsługi i wyjaśniania potencjalnych naruszeń zgłaszanych przez sygnalistów.

„Osoby zgłaszające informacje na temat zagrożeń lub szkód dla interesu publicznego, pozyskane w związku z wykonywaną przez nie działalnością zawodową, korzystają z przysługującego im prawa do wolności wypowiedzi.”

- motyw 31 preambuły Dyrektywy w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii

Ustawa o sygnalistach - kim jest sygnalista i jakie obowiązki należy wdrożyć? Ochrona sygnalistów w firmie

Kim jest sygnalista? Zgodnie z projektem ustawy za sygnalistę uważana jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa, uzyskaną w kontekście związanym z pracą, które mogą objąć przepisy prawa pracy jak, chociażby kwestie związane z dyskryminacją, mobbing, korupcję czy naruszenie zasady równego traktowania. Ustawa wymienia tutaj: pracowników, pracowników tymczasowych, osobę świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorcę, akcjonariusza lub wspólnika, czy członka organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, osobę świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, stażystę, wolontariusza, praktykanta, funkcjonariusza czy żołnierza.

Kanały zgłoszeń dla sygnalistów, czyli jak zgłaszać naruszenia?

Ustawa nakazuje wdrożenie wewnętrznego i spójnego systemu dokonywania zgłoszeń, ale również dotyczy obowiązków związanych z ochroną tożsamości samego sygnalisty, jego anonimowości, prowadzenie postępowań wyjaśniających, podejmowania działań następczych związanych ze zgłaszaniem nieprawidłowości oraz zakaz podejmowania tzw. działań odwetowych, czyli działań o negatywnych konsekwencjach dla sygnalisty, który dokonał zgłoszenia.

Zgłoszenie wewnętrzne czy zewnętrzne? Jak zgłaszać naruszenia?

Sygnalista może dokonać wyboru, czy dane nieprawidłowości zgłosić wewnętrznie, czyli bezpośrednio do podmiotu, w którym doszło do naruszenia, czy od razu zewnętrznie do właściwego organu publicznego bądź Rzecznika Praw Obywatelskich.

Z kolei przed dokonaniem ujawnienia publicznego sygnalista ma obowiązek zgłoszenia nieprawidłowości do właściwych organów lub skorzystania z wewnętrznego systemu informowania o nieprawidłowościach, jeśli pracodawca taki system wprowadził i spełnia on warunki podane w projekcie ustawy.

Do procedury rozpatrywania zgłoszeń wprowadzono odpowiednie terminy, których pracodawcy muszą przestrzegać. W terminie 7 dni od otrzymania informacji od sygnalisty należy potwierdzić, że przyjęto zgłoszenie. Podejmowanie działań następczych i informacja zwrotna powinna być mu przekazana maksymalnie w ciągu 3 miesięcy od potwierdzenia zgłoszenia, a w przypadku nieprzekazania potwierdzenia- w ciągu 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną. Więcej o procedurze oraz innych dokumentach związanych z ochroną sygnalistów przeczytasz tutaj.

Realizacja obowiązków dyrektywy i jej implementacji a odpowiedzialność karna

W przypadku braku wprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych zgodnie z przepisami podmiot zobowiązany będzie podlegał karze grzywny. Odpowiedzialność karna będzie ciążyła na osobie, która wbrew przepisom ujawni tożsamość sygnalisty, podejmie wobec niego działania odwetowe czy uniemożliwi jej dokonanie zgłoszenia. Również wobec sygnalisty może zostać nałożona kara, jeśli zawiadamiając o nieprawidłowościach, wie, że do nich nie doszło.

Powierz nam swoją firmę

Jeśli jesteś zainteresowany powierzeniem nam wdrożenia w Twojej firmie przepisów dotyczących sygnalistów i zarządzania zgłoszeniami sygnalistów to jesteś w dobrym miejscu.

Zapraszamy do kontaktu telefonicznego bądź mailowego, a także zapraszamy na bezpłatne spotkanie, w którym przedstawimy Ci naszą ofertę i dopasujemy ją do Twoich potrzeb.

 kontakt@kancelaria-jp.pl    tel. 880 383 880

Więcej o sygnalistach możesz przeczytać również na naszym blogu.

Nasz zespół

Monika Stasiak-Magryta

radca prawny

Monika Stasiak-Magryta
radca prawny Ewelina Jasion

radca prawny

Ewelina Jasion
Marta Jaroch-Konwent

radca prawny

Marta Jaroch-Konwent

umów się
na spotkanie

calendar-fullclockchevron-up