Przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych sygnalistów – zasady, procedury i ochrona

Sygnalista odgrywa kluczową rolę w ujawnianiu naruszeń prawa w organizacjach. Zgłoszenia zewnętrzne są często kluczowe dla wykrycia poważnych naruszeń prawa. Przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych sygnalistów przez Rzecznika Praw Obywatelskich oraz organu publiczne to proces, który wymaga precyzyjnie określonych procedur i ochrony, aby zapewnić poufność i bezpieczeństwo osoby zgłaszającej. W tym artykule omówimy, jak przebiega proces przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, jakie są obowiązki podmiotów przyjmujących takie zgłoszenia oraz jakie przepisy prawne regulują ochronę sygnalistów.

Ustawa o sygnalistach i jej kluczowe przepisy

Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów wprowadza szczegółowe przepisy dotyczące ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa. Przepisy te obejmują m.in. obowiązek pracodawców do stworzenia procedur wewnętrznych, ale również obowiązek Rzecznika Praw Obywatelskich i organów publicznych do stworzenia procedur zewnętrznych, a także ochronę sygnalistów przed działaniami odwetowymi, kwestię ujawnienia publicznego, odpowiedzialności karnej czy ochrony danych osobowych. Ustawa ta stanowi kluczowy element systemu ochrony sygnalistów w Polsce.

Sygnalista – kim jest i jakie ma prawa?

Sygnalista to osoba, która informuje o nieprawidłowościach w organizacji. Może to być pracownik, współpracownik lub osoba z zewnątrz, która posiada informacje o naruszeniu norm prawnych. Ustawa wskazuje obszerny katalog osób, które są uprawnione do zgłaszania naruszeń. W Polsce wdrożona ustawa określa zasady dokonywania zgłoszeń oraz gwarantuje sygnalistom odpowiednią ochronę przed działaniami odwetowymi. Więcej na temat tego, kim jest sygnalista przeczytaz tutaj: https://kancelaria-jp.pl/kim-jest-sygnalista-i-jaka-role-odgrywa-w-przedsiebiorstwie/

Procedura dokonywania zgłoszenia zewnętrznego a procedury zgłoszeń wewnętrznych

Zgodnie z obowiązującą ustawą, zgłoszenia zewnętrznego można dokonać organowi publicznemu czy też Rzecznikowi Praw Obywatelskich i powinno się ono odbywać się zgodnie z określonymi procedurami, ale przede wszystkim sygnalista powinien dokonać zgłoszenia w dobrej wierze. Sygnaliści, którzy dokonują zgłoszenia w złej wierze, czyli np. zgłaszają nieprawdę, mogą zostać pozbawieni ochrony przewidzianej w ustawie.

Procedury zapewniają zabezpieczenie przed działaniami odwetowymi, a instytucje publicznie nie mają prawa ujawniać tożsamości sygnalisty (chyba że sam wyrazi na to zgodę), co jest kluczowe dla skutecznego funkcjonowania systemu zgłaszania naruszeń.  Ważne jest, aby dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego były łatwo dostępne na stronie internetowej odpowiedniego podmiotu. W przypadku organów publicznych będzie to Biuletyn Informacji Publicznej.

Zgłoszenie to może dotyczyć informacji, które zostały uprzednio zgłoszone podmiotowi prawnemu lub z pominięciem procedury wewnętrznej — bezpośrednio do właściwego organu publicznego. 

Zgłoszenia zewnętrzne powinny być przyjmowane i weryfikowane zgodnie z trybem postępowania mającym zastosowanie w przypadku naruszeń prawa. Tryb ten jest określony w przepisach ustawy i obejmuje wszystkie etapy procesu, od przyjęcia zgłoszenia, przez weryfikację, aż po podjęcie działań następczych.

Dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

Zgodnie z ustawą za przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych i podjęcie działań w celu ich weryfikacji odpowiedzialny jest Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organy publiczne. Procedura zgłoszeń zewnętrznych jest jasno określona w przepisach i obejmuje:

• Przyjęcie zgłoszenia: Organ publiczny przyjmuje zgłoszenie i dokonuje wstępnej weryfikacji jego zasadności. W przypadku uznania, że nie jest on organem właściwym do podejmowania działań następczych, przekazuje zgłoszenie organowi właściwemu,
• Zabezpieczenie zgłaszającego: Sygnaliście przysługuje ochrona, która zapewnia mu poufność i zabezpiecza przed działaniami odwetowymi. Organy publiczne wydają na wniosek sygnalisty zaświadczenie o objęciu go ochroną.
• Podjęcie działań następczych: Organ publiczny podejmuje działania mające na celu wyjaśnienie zgłoszenia i podjęcie odpowiednich kroków prawnych.

Jakie informacje powinny być przekazane w zgłoszeniu zewnętrznym?

Sygnalista powinien przekazać w zgłoszeniu zewnętrznym wszystkie istotne informacje o naruszeniu prawa, w tym:

• Opis naruszenia i jego charakter,
• Dane osób, których dotyczy zgłoszenie (zaangażowanych w naruszenie),
• Dowody na poparcie zgłoszenia (np. dokumenty, e-maile, zdjęcia, świadkowie).

Przekazanie pełnych i precyzyjnych informacji pozwala na szybsze i bardziej efektywne podjęcie działań przez instytucje publiczne.

Skutki zgłoszenia zewnętrznego do organu publicznego

Zgłoszenie do podmiotu publicznego, skutkuje podjęciem działań następczych przez odpowiednie instytucje. W przypadku, gdy zgłoszenie jest zasadne, instytucje te mają obowiązek podjąć kroki mające na celu wyjaśnienie sprawy i zapewnienie ochrony prawnej sygnaliście.  Organ publiczny przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia dokonania zgłoszenia, co zapewnia przejrzystość i efektywność całego procesu. W uzasadnionych przypadkach instytucja publiczna może przedłużyć ten termin, jednak nie powinien on przekraczać 6 miesięcy od dnia dokonania zgłoszenia. Informacja zwrotna jest kluczowa dla utrzymania transparentności i zaufania do systemu zgłaszania naruszeń. Sygnalista powinien być informowany o statusie zgłoszenia oraz o podjętych działaniach, co pozwala na monitorowanie postępów i daje pewność, że zgłoszenie zostało odpowiednio rozpatrzone. Organ odstępuje od przekazywania informacji sygnaliście jedynie w przypadku, gdy sygnalista nie podał danych do kontaktu czy dokonał zgłoszenia anonimowo.

Procedura zgłoszeń zewnętrznych w praktyce

Do przyjmowania i skutecznego zarządzania zgłoszeniami niezbędne jest wprowadzenie odpowiedniej procedury. Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organy publiczne mają 6 miesięcy od publikacji ustawy w Dzienniku Ustaw na wdrożenie odpowiednich kanałów zewnętrznych i procedury. 

Organy publiczne a anonimowość zgłoszenia

Procedury zewnętrzne odgrywają kluczową rolę w zapewnieniu skutecznego systemu zgłaszania naruszeń prawa. Podmioty publiczne mają obowiązek stworzenia jasnych i przejrzystych procedur, które umożliwią sygnalistą zgłaszanie naruszeń w sposób poufny i bezpieczny. Procedury te powinny obejmować m.in. kanały zgłaszania, ochronę danych osobowych oraz mechanizmy ochrony przed działaniami odwetowymi. Podobnie jak podmioty prawne, każdy organ publiczny może samodzielnie zdecydować, czy będzie przyjmował zgłoszenia anonimowe. Taka informacje również powinna być zawarta w procedurze.

Przepisy prawne dotyczące ustawy o ochronie sygnalistów

Zapewnienie poufności dla sygnalistów jest jednym z kluczowych elementów skutecznego systemu zgłaszania naruszeń. Zabezpieczenie sygnalistów w Polsce jest regulowane przez ustawę, która wprowadza szczegółowe przepisy dotyczące procedury zgłaszania naruszeń oraz ochrony osób zgłaszających. 

Zgodnie z ustawą, osoba, która dokona zgłoszenia zewnętrznego o nieprawidłowościach, ma prawo do:

• Poufności: Organ publiczny nie ujawnia danych osobowych sygnalisty bez jego zgody.
• Ochrony przed działaniami odwetowymi: nikt nie może podejmować działań, które mogłyby zaszkodzić sygnaliście w związku z dokonaniem zgłoszenia.
• Wsparcia: Organy publiczne powinni wprowadzić możliwość zasięgnięcia przez sygnalistów porady dotyczącej zgłaszania naruszeń.

Ochrona sygnalistów

Ochrona sygnalistów jest jednym z głównych celów przepisów dotyczących zgłaszania naruszeń prawa. Przepisy te, wynikające z dyrektywy unijnej i polskiej ustawy, mają na celu zapewnienie, że osoby zgłaszające naruszenia prawa nie będą narażone na działania odwetowe. Sygnaliści i obowiązki podmiotów publicznych w tym zakresie są jasno określone, a ich przestrzeganie jest kluczowe dla zapewnienia skutecznego funkcjonowania systemu ochrony sygnalistów.

Co ważne, zgłaszanie naruszeń prawa podmiotowi publicznemu bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego nie skutkuje pozbawieniem zgłaszającego ochrony przewidzianej w ustawie. Organy powinny jednak zachęcać do dokonywania w pierwszej kolejności zgłoszeń wewnętrznych, ponieważ już na tym etapie zgłoszenie może zostać odpowiednio zweryfikowane, a sprawa wyjaśniona na etapie wewnętrznym, bez ingerencji organów publicznych. Nie zawsze jednak taka opcja jest możliwa, a sygnalista może się obawiać reakcji np. swojego pracodawcy, stąd też możliwość pominięcia ścieżki określonej w wewnętrznej procedurze zgłaszania naruszeń prawa. 

Podsumowanie

Przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych sygnalistów to proces, który wymaga precyzyjnie określonych procedur i zabezpieczeń, aby zapewnić bezpieczeństwo i poufność zgłaszających. Ochrona sygnalistów, wynikająca z przepisów prawnych, jest kluczowym elementem zapewniającym, że osoby zgłaszające naruszenia prawa będą chronione przed działaniami odwetowymi.

Dzięki zgłaszaniu naruszeń prawa możliwe jest szybkie wykrywanie i eliminowanie nieprawidłowości, co przyczynia się do poprawy etyki i transparentności w działalności firmy. 

Jeżeli masz pytania dotyczące przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych sygnalistów, skontaktuj się z naszą kancelarią, aby uzyskać profesjonalne wsparcie prawne. Pomożemy Ci kompleksowo wdrożyć przepisy dotyczące ochrony sygnalistów oraz polecimy Ci gotowe systemy obsługi zgłoszeń sygnalistów, z którymi współpracujemy.

kontakt@kancelaria-jp.pl