Wraz z wdrożeniem Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, a co za tym idzie publikacją nowej ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów w Dzienniku Ustaw, mamy do czynienia z istotnym krokiem w stronę zwiększenia ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa. Ta nowa regulacja, mająca wejść w życie wkrótce, ma na celu wzmocnienie praw i bezpieczeństwa sygnalistów w Polsce. Warto zapoznać się z tą ustawą, aby lepiej zrozumieć jej znaczenie i wpływ na nasze życie oraz działalność zawodową.

Ustawa została opublikowana w Dzienniku Ustaw 24 czerwca 2024 r. Oznacza to, że przepisy mają zacząć obowiązywać po 3 miesiącach po ogłoszeniu, tj. wejdą w życie 25 września 2024 r. a dla obowiązków związanych ze zgłoszeniami zewnętrznymi dokonywanymi do Rzecznika Praw Obywatelskich i organów publicznych- 6 miesięcy po ogłoszeniu tj. 25 grudnia 2024 r. Co to oznacza?

Kim jest sygnalista?

Przypomnijmy, że ustawa o sygnalistach jest pokłosiem unijnej dyrektywy, zatem wdrożenie przepisów o sygnalistach zgłaszających lub ujawniających publicznie naruszenia prawa było obowiązkiem Polski jako członka Unii Europejskiej. Najprościej rzecz ujmując, w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów sygnalistą zgodnie z przepisami jest osoba zgłaszająca lub ujawniająca naruszenia prawa w podmiocie prawnym, lub organie publicznym, które informacje o naruszeniu sygnalista uzyskał w kontekście związanym z pracą.

Ustawa o sygnalistach- jakie naruszenia można zgłaszać?

Sygnaliści mogą zgłaszać różne rodzaje naruszeń prawa, w tym działania lub zaniechania niezgodne z prawem, które mogą mieć negatywne konsekwencje dla interesów publicznych, finansowych Skarbu Państwa, czy konstytucyjnych wolności i praw człowieka. Zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa w dziedzinach takich jak m.in. ochrona środowiska, zdrowia publicznego, przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Początkowo w projekcie ustawy wskazane były również naruszenia z zakresu prawa pracy, ale poprawką Senatu zostały one wykreślone z projektu.

Kogo dotyczy ustawa o ochronie sygnalistów?

Ustawa nakazuje podmiotom prawnym zatrudniającym co najmniej 50 osób do stworzenia wewnętrznych kanałów zgłoszeń dla sygnalistów (próg ten nie dotyczy podmiotów wykonujących działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu). Z kolei Rzecznik Praw Obywatelskich i organy publiczne mają obowiązek stworzenia kanałów dla zgłoszeń zewnętrznych. Rzecznik Praw Obywatelskich odgrywa kluczową rolę w systemie ochrony sygnalistów w Polsce. Zadania organów publicznych związane ze zgłaszaniem informacji o naruszeniach prawa obejmują monitorowanie i wspieranie sygnalistów oraz podejmowanie działań w przypadkach naruszeń praw sygnalistów. Rzecznik ma także uprawnienia do interweniowania w sprawach związanych z działaniami odwetowymi. Wszystkie jednak wymienione te podmioty mają obowiązek wdrożenia odpowiedniej procedury przyjmowania zgłoszeń i dokonywania działań następczych. 

Jeśli Twoja firma na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku zatrudnia co najmniej 50 osób na umowę o pracę (tutaj przeliczamy to na pełne etaty) lub na innej podstawie niż stosunek pracy (tutaj każdą osobę liczymy x1) to masz obowiązek wdrożenia odpowiednich procedur, stworzenia kanału lub kanałów wewnętrznych oraz wyznaczyć osoby do przyjmowania, rozpatrywania zgłoszeń i podejmowania działań następczych. O tym, jak wdrożyć nowe przepisy w swojej firmie, ustalić procedurę zgłoszeń wewnętrznych zgodnie z przepisami ustawy czy jak powinny wyglądać kanały zgłoszeń, pisaliśmy tutaj. 

Jak dokonać zgłoszenia? Zgłoszenie wewnętrzne, zewnętrzne i ujawnienie publiczne

Dokonywanie zgłoszeń naruszeń prawa wewnętrznie i zewnętrznie

Sygnalista ma dwie możliwości zgłoszenia naruszenia prawa oraz w pewnych przypadkach dokonania ujawnienia publicznego. Powzięcie informacji o naruszeniu prawa może zgłosić wewnętrznie do pracodawcy bądź zewnętrznie do organu publicznego. Tutaj sygnaliści mają dobrowolność, chociaż zaleca się w pierwszej kolejności spróbować rozwiązać problem wewnętrznie.

Sygnalista może dokonać zgłoszenia poprzez odpowiednie kanały wewnętrzne lub zewnętrzne, co zapewnia ochronę tożsamości i bezpieczeństwo przed działaniami odwetowymi. Aby dokonać zgłoszenia zewnętrznego lub wewnętrznego należy przekazać informacje o naruszeniu prawa poprzez ustalony przez podmiot prawny lub organ publiczny wewnętrzny, lub zewnętrzny kanał zgłoszeń. Każdy podmiot i organ publiczny obowiązany na podstawie przepisów ustawy powinien opublikować w miejscu ogólnodostępnym procedurę przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, w której sygnalista powinien znaleźć szczegółowe informacje na temat tego, jak powinien dokonać zgłoszenia, w szczególności przez jaki kanał zgłoszeń (np. listownie, ustnie czy elektronicznie).

Ujawnienie publiczne

Ujawnienie publiczne to z kolei sytuacja, gdzie sygnalista ujawnia publicznie informacje o naruszeniach prawa.

Ujawnienia publicznego może dokonać sygnalista w następujących przypadkach:

•  kiedy dokonał zgłoszenia wewnętrznego, a następnie zgłoszenia zewnętrznego, a podmiot prawny, a następnie organ publiczny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze wewnętrznej, a następnie w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze zewnętrznej organu publicznego nie podejmą żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekażą sygnaliście informacji zwrotnej lub
• kiedy dokonał od razu zgłoszenia zewnętrznego, a organ publiczny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w swojej procedurze zewnętrznej nie podejmie żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekaże sygnaliście informacji zwrotnej,

-chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację.

• gdy nie dokonał zgłoszenia wewnętrznego ani zewnętrznego, ale ma uzasadnione podstawy sądzić, że naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie interesu publicznego, w szczególności gdy istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, bądź dokonanie zgłoszenia zewnętrznego naraziłoby go na działania odwetowe czy też w przypadku takiego zgłoszenia istnieje niewielkie prawdopodobieństwo, że organ publiczny skutecznie przeciwdziałałby naruszeniu prawa z uwagi na szczególne okoliczności sprawy np. możliwość ukrycia, zniszczenia dowodów czy zmowy między organem a sprawcą bądź udziału organu w naruszeniu.

Działanie odwetowe i warunki objęcia ochroną sygnalistów zgłaszających naruszenia prawa

Działania odwetowe wobec sygnalistów są jednym z głównych zagrożeń, jakie napotykają osoby zgłaszające naruszenia prawa. Nowe przepisy ustanawiają zakaz podejmowania działań odwetowych, prób czy gróźb zastosowania takich działań przeciwko sygnaliście, osobie z nim powiązanej czy pomagającej mu dokonać zgłoszenia. W tym celu ustawa wskazuje otwarty katalog takich działań jak np. dyskryminacja, mobbing, odmowa nawiązania czy rozwiązanie stosunku pracy. To na pracodawcy spoczywa ciężar udowodnienia, że np. rozwiązanie stosunku pracy nie nastąpiło w związku ze zgłaszaniem informacji o naruszeniach prawa. 

Sygnalista, wobec którego zastosowano działania odwetowe, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w poprzednim roku bądź prawo do zadośćuczynienia.

Czy ochrona sygnalistów zgłaszających lub ujawniających naruszenia jest nieograniczona?

Warunki objęcia ochroną osób zgłaszających lub ujawniających publicznie informacje o naruszeniach prawa są jasno określone w ustawie. Sygnaliści muszą zgłaszać naruszenia w dobrej wierze i posiadać uzasadnione podstawy do sądzenia, że zgłoszenie jest prawdziwe. 

Osoba, która poniosła szkodę w wyniku świadomego zgłoszenia lub ujawnienia przez sygnalistę nieprawdziwych informacji ma również prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty.

Podmiot prawny a organ publiczny

Wejście w życie ustawy o ochronie sygnalistów podzielono na dwa etapy. W pierwszej kolejności to podmiot prawny zatrudniający powyżej 50 osób ma 3 miesiące od ogłoszenia ustawy na wdrożenie przepisów, w tym stworzenie procedury zgłaszania informacji o naruszeniach prawa. Dotyczyć to będzie zatem wewnętrznych kanałów zgłoszeń. Kolejno, to organy publiczne będą musiały wdrożyć przepisy, ponieważ na ustalenie kanałów zewnętrznych organ będzie miał 6 miesięcy od ogłoszenia ustawy. Zdarzać się jednak będzie, że organy zatrudniające powyżej 50 pracowników, będą musiały w ciągu 3 miesięcy wdrożyć procedurę wewnętrzną, a następnie procedurę zewnętrzną.

Procedura wewnętrzna a procedura zewnętrzna

Jako kancelaria, która oferuje przygotowanie kompletu niezbędnej dokumentacji, od razu przestrzegamy, że zasady ustalania wewnętrznej procedury zgłaszania informacji prawa różni się w kluczowych kwestiach od procedury zewnętrznej. Ustawa przewiduje kilka obowiązków dotyczących organu, kwestii przekazania zgłoszenia właściwemu organowi czy wydaje też zaświadczenia o objęciu ochroną na wniosek sygnalisty. Zapisy obu dokumentów będą się zatem różnić, więc nie można jednej procedury do obu typów zgłoszenia. Przepisy wprost stanowią, że procedura zewnętrzna jest niezależna od procedury wewnętrznej wprowadzonej w organie.

Postępowanie karne – w zakresie zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych

Ochrona sygnalistów wejdzie w życie jeszcze w tym roku. Co w momencie, kiedy podmioty nie wypełnią ustawowych obowiązków? 

Za brak ustanowienia procedury wewnętrznej lub ustanowienie jej z istotnym naruszeniem przepisów podmiot obowiązany będzie podlegał karze grzywny.

Jeśli z kolei wobec osoby, która uniemożliwia lub utrudnia sygnaliście dokonania zgłoszenia nałożona zostanie sankcja grzywny, ograniczenia wolności lub nawet pozbawienia wolności do roku. Identycznej karze podlega ten, kto ujawnia tożsamość sygnalisty wbrew ustawie. Za podjęcie działań odwetowych można otrzymać również grzywnę, karę ograniczenia waolności oraz pozbawienia jej do 2 lat. Ustawa przewiduje również obostrzenia kar w szczególnych przypadkach.

Zachęcamy do śledzenia dalszych informacji na temat ustawy i jej wdrażania, aby być na bieżąco z nowymi przepisami i w pełni korzystać z prawnych mechanizmów ochrony.

Jeśli jesteś zainteresowany naszą ofertą w zakresie wdrożenia w/w przepisów, to zapraszamy do kontaktu: kontakt@kancelaria-jp.pl

radca prawny

Ewelina Jasion