Dokumenty i wdrożenie przepisów o ochronie sygnalistów

Jako kancelaria prawna z Wrocławia wielokrotnie już dzieliliśmy się wiedzą zakresu projektowanej ustawy o ochronie sygnalistów. Ma ona stanowić implementację unijnej Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. W niniejszym artykule skupimy się już na samej kwestii wdrożenia przepisów, których wejście w życie miało pierwotnie zostać dokonane do 17 grudnia 2021 roku, ale finalnie powinno nastąpić w 2024 roku. 

Znajomość przepisów projektu ustawy o ochronie sygnalistów

Pierwszym etapem, jaki rekomendujemy, jest zaznajomienie kadry zarządzającej, a przede wszystkim pracowników, którzy zostaną przydzieleni do obsługi zgłoszeń sygnalistów z przepisami prawa, w szczególności z ww. dyrektywą oraz projektem ustawy o ochronie sygnalistów.

Przypomnijmy, że zgodnie z projektowaną ustawą, sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa, uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Z kolei naruszeniem prawa będące przedmiotem ustawy będzie działanie, lub zaniechanie niezgodne z prawem, lub mające na celu obejście prawa dotyczące wymienionych w ustawie kategorii m.in. dotyczących prania pieniędzy i finansowania terroryzmu, korupcji, usług, produktów i rynków finansowych, ochrony konsumentów czy też rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych. Należy rozróżnić kwestię zgłoszenia wewnętrznego oraz zgłoszenia zewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich, w tym ujawnienia publicznego dokonanego przez sygnalistę m.in. w interesie publicznym. 

W szczególności należy zwrócić uwagę na to, czego dotyczy zgłoszenie, jakie nieprawidłowości wskazuje oraz jakie są obowiązki pracodawcy związanych z procedurą zgłoszeń wewnętrznych, która powinna zostać wdrożona, w przypadku podmiotów zatrudniających co najmniej 50 pracowników (również na innej podstawie niż stosunek pracy). Próg ten nie będzie miał zastosowania do podmiotu prawnego wykonującego działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937.

Kwestie zapewnienia kanału zgłoszeń dla sygnalistów, czy obsługi dokonanych zgłoszeń wymagają uchwalenia odpowiedniej procedury. Jak widać, obowiązków jest co najmniej kilka. Szczególnie pomocne może tutaj być szkolenie, jakie oferuje nasza Kancelaria. W kompleksowy i przejrzysty sposób przeprowadzimy Cię przez kwestie teoretyczne, ale również praktyczne związane ze zgłaszaniem nieprawidłowości w Twojej firmie.

Kanał zgłoszeń

Mając wiedzę na temat projektu ustawy o sygnalistach, kolejnym ważnym etapem jest ustalenie, jaki kanał zgłoszeń należy wykorzystać w firmie oraz kto będzie odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń, podejmowanie działań wyjaśniających oraz następczych. Więcej informacji o kanałach zgłoszeń znajdziesz tutaj.

Procedura i inne dokumenty zgodne z ustawą o sygnalistach

Projekt ustawy o ochronie sygnalistów wskazuje w art. 24 ust 1, że podmiot prawny ustala wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń i podejmowania działań następczych. Przepisy określają również, jakie elementy powinny być zawarte w procedurze. Przede wszystkim należy określić, kto będzie rozpatrywał zgłoszenia sygnalistów oraz w jakim terminie. Procedura powinna wskazywać również wybrany kanał zgłoszenia i prawa sygnalistów jak, chociażby zakaz działań odwetowych. Projekt ustawy nie wyklucza ustalenia procedury w kilku dokumentach, a samą procedurą ustala się po konsultacjach z zakładową organizacją związkową lub przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu, jeśli w firmie nie działa żadna organizacja związkowa.

Co ważne, sama procedura z pewnością nie będzie jedynym dokumentem, jakim powinna posługiwać się firma. Pomocnym będzie z pewnością stworzenie wzoru zgłoszenia dla sygnalisty czy zgłoszenia działań odwetowych. Warto również umieścić specjalne ogłoszenie na stronie internetowej wskazujące na wybrany kanał zgłoszeń w firmie, możliwość zapoznania się z procedurą itp. 

Audyt dokumentów związanych z przepisami o ochronie danych osobowych

Przygotowując dokumenty dotyczące ochrony sygnalistów, należy również dokonać audytu i odpowiednich zmian w dokumentacji dotyczącej ochrony danych osobowych w firmie. Od tej pory pracodawca będzie również administratorem danych osobowych dotyczących sygnalistów, zatem odpowiednie zapisy powinni zostać wprowadzone również do dokumentacji RODO. 

Wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych u pracodawcy

Kiedy znamy już przepisy oraz mamy przygotowaną dokumentację, zostaje nam jedynie wdrożenie przepisów o sygnalistach, czyli rozpoczęcie przyjmowania i obsługi zgłoszeń na podstawie uchwalonej procedury. Jeśli dobrze się przygotujemy i przejdziemy przez ww. etapy, to sama obsługa zgłoszeń nie powinna już sprawiać większego problemu.

Nasza Kancelaria oferuje kompleksową obsługę sygnalistów, od szkoleń, przez przygotowanie odpowiedniej dokumentacji i audytu aż po bieżącą lub doraźną obsługę zgłoszeń. Nasz zespół doświadczonych radców prawnych pomoże Ci wdrożyć przepisy dyrektywy o ochronie sygnalistów i polskiej ustawy. Szczegółowe informacje o naszej ofercie znajdziesz tutaj. Jeśli jesteś zainteresowany współpracą, zapraszamy do kontaktu: kontakt@kancelaria-jp.pl

radca prawny Ewelina Jasion