Ochrona sygnalistów w Urzędach Gminy

Jako kancelaria prawna świadczymy kompleksowe usługi w zakresie wdrożenia przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928) zarówno dla prywatnych przedsiębiorców jak i podmiotów publicznych. Ustawa weszła w życie jako implementacyjna dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Nie każdy zdaje sobie sprawę, że to właśnie podmioty publiczne będą miały za zadanie najczęściej wprowadzenie zarówno kanałów wewnętrznych jak i zewnętrznych. 

Kanały wewnętrzne i zewnętrzne do zgłaszania naruszeń prawa w samorządach i organach publicznych

Ustawa wskazuje, że każdy podmiot prawny zatrudniający powyżej 50 osób na umowę o pracę w przeliczeniu na pełne etaty oraz na podstawie innej umowy cywilnoprawnej powinny wprowadzić wewnętrzne kanały zgłoszeń naruszenia prawa i nieprawidłowości dla sygnalistów do 25 września 2024 r. Podmiot prawny zatrudniający mniej niż 50 pracowników może fakultatywnie dokonać wdrożenia przepisów dyrektywy UE oraz ustawy o ochronie sygnalistów. Więcej o kanałach wewnętrznych przeczytasz tutaj.

Z kolei Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organ publiczny przyjmują zgłoszenia zewnętrzne. W przypadku gmin będą to jednostki samorządu terytorialnego powyżej 10 000 mieszkańców. Przypominamy w tym zakresie, że każdy sygnalista ma prawo do zgłaszania nieprawidłowości do podmiotu prawnego, w którym doszło do naruszenia prawa (kanał wewnętrzny) bądź od razu do właściwego organu sektora publicznego (zgłoszenie zewnętrzne). Oznacza to, że Urząd Gminy jako jednostka samorządu terytorialnego zatrudniająca powyżej 50 osób o liczbie mieszkańców powyżej 10 000 będzie musiała wprowadzić zarówno wewnętrzne jak i zewnętrzne kanały do dokonania zgłoszenia. Na wprowadzenie zewnętrznych kanałów zgłoszeń Urząd będzie miał 6 miesięcy od dnia opublikowania ustawy, jednak należy się do tego przygotować odpowiednio wcześniej.

Dokumenty wymagane przez ustawę o ochronie sygnalistów — procedura, rejestry i inne

Ustawa wskazuje dwa podstawowe dokumenty, które będzie musiał przygotować organ publiczny w celu wdrożenia ochrony sygnalistów. Są to procedura zgłaszania naruszeń oraz rejestr zgłoszeń. W przypadku jednak gmin, które zatrudniają powyżej 50 pracowników, niezbędne będzie posługiwanie się dwoma kompletami dokumentów- jednym dla zgłoszeń wewnętrznych pracowników i współpracowników urzędu, a drugim dla zgłoszeń zewnętrznych jako organu właściwego do podejmowania działań następczych. Przestrzegamy tutaj, że procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych różni się diametralnie od tej, która powinna zostać przyjęta dla kanałów wewnętrznych, a sama ustawa stwierdza, że kanały te powinny być w pełni niezależne od siebie.

Sygnalista w Urzędzie — obowiązki Gmin związane z obsługą zgłoszeń sygnalistów

Urzędy Gmin będą przede wszystkim ustalać, czy są właściwe do podejmowania działań następczych i będą uprawnione do przekazywania zgłoszenia do właściwego organu publicznego. Oprócz m.in. typowej procedury potwierdzania zgłoszeń, prowadzenia postępowania wyjaśniającego oraz działań następczych, organy będą również zobowiązane do wydawania zaświadczeń dla sygnalisty o dokonanym zgłoszeniu i udzielonej z tego tytułu ochronie. Organy publiczne w pierwszej kolejności z kolei dokonują sprawdzenia, czy są organem właściwym do podjęcia działań następczych związanych ze zgłoszenie. Jeśli odpowiedź jest negatywna, to w odpowiednim czasie przekazują zgłoszenie właściwemu organowi i informują o tym sygnalistę.

Obsługa zgłoszeń sygnalistów w Urzędzie Gminy a dane osobowe 

Wdrożenie systemu obsługi zgłoszeń to również obowiązek aktualizacji dokumentacji związanej z ochroną danych osobowych. Chociaż polska ustawa nie wskazuje wprost, jakie dokumenty powinny w związku z tym powstać, można zakładać, że chodzi przede wszystkim o upoważnienie do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz zewnętrznych, klauzulę informacyjną czy dodanie odpowiednich zapisów do polityki prywatności oraz rejestru czynności przetwarzania danych osobowych. Nowe przepisy bowiem wskazują na nowe przesłanki przetwarzania danych osobowych w związku z obowiązkiem ustawowym.

Jesteśmy kancelarią specjalizującą się w ochronie sygnalistów i oferującą kompleksowe rozwiązania w kwestii wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych i zewnętrznych w Urzędach Gminy czy innych organach administracji publicznej. Jeśli są Państwo zainteresowani naszym wsparciem, to zapraszamy do kontaktu: kontakt@kancelaria-jp.pl

radca prawny Ewelina Jasion