Ochrona sygnalistów a obowiązki pracodawcy

Wszystko wskazuje na to, że wdrożenie Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii nastąpi jeszcze w tym roku. Chociaż wspominana dyrektywa o ochronie sygnalistów zakładała wdrożenie jej przez państwa członkowskie do 17 grudnia 2023 roku, to Polska zaliczyła tutaj poślizg. Rząd przyjął projekt ustawy o ochronie sygnalistów i 17 kwietnia 2024 roku skierował go do Sejmu. Projekt ustawy zakłada szereg nowych obowiązków dla pracodawców. Jakie to obowiązki? 

Zgodnie z projektem ustawy o sygnalistach proponuje się, aby w terminie 3 miesięcy od ogłoszenia ustawy w życie weszły przepisy dotyczące obowiązku ustanowienia przez podmioty prawne wewnętrznych kanałów zgłoszeń, ochrony sygnalistów oraz wskazane w ustawie przepisy karne. Organy publiczne będą miały z kolei 6 miesięcy na stworzenie kanałów zewnętrznych.

Ochrona sygnalistów w Polsce zgodnie z dyrektywą i projektem ustawy

Przypomnijmy, że zgodnie z Dyrektywą i projektem ustawy pracodawca zatrudniający ponad 50 pracowników (gdzie za pracownika bierzemy osoby zatrudnione na umowie o pracę, ale również osoby na umowach cywilnoprawnych) ma obowiązek stworzenia wewnętrznego kanału, poprzez który pracownicy (sygnaliści) będą mogli zgłaszać nieprawidłowości i naruszenia w różnych sektorach jak prawo pracy, korupcja, ochrona konsumentów czy ochrona danych osobowych. Pracodawca będzie musiał z kolei stworzyć wewnętrzną procedurę przyjmowania takich zgłoszeń wewnętrznych, a przede wszystkim dbać o ochronę sygnalistów przed niepożądanymi skutkami ujawnienia naruszeń i nieprawidłowości,

Nowe obowiązki pracodawcy

Wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych

To pracodawca ustala wewnętrzną procedurę po konsultacjach z zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli w podmiocie prawnym działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, albo przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym w podmiocie prawnym, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa.

Ustawa wskazuje konkretnie, co powinna zawierać taka regulacja, a mianowicie:

• wskazanie kto (osoba, dany dział u pracodawcy), który będzie przyjmował zgłoszenia,
• sposoby przekazywania zgłoszeń  przez sygnalistę wraz z jego adresem do
  kontaktu,
• wskazanie, kto będzie upoważniony do podejmowania działań następczych,
  w tym weryfikacji zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą,
• tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa, zgłoszonymi anonimowo,
• obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7
  dni od dnia jego otrzymania (chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który
  należy przekazać potwierdzenie),
• obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez
  wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę,
• maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3
  miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku
  nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa wyżej – 3 miesiące od upływu 7 dni od
  dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego (chyba że sygnalista nie podał adresu do
  kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną),
• zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do
  Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych
  przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej. 

Nowe zasady ochrony sygnalistów w firmie 

System ochrony sygnalistów powinien być przede wszystkim tak skonstruowany, aby dane osobowe sygnalistów były chronione, a dostęp do nich miały tylko specjalnie upoważnione do tego osoby. Jeśli pracodawca postanowi przekazać obsługę zgłoszeń zewnętrznej firmie, to powinien również zadbać o kwestię ochrony danych osobowych oraz zawarcia umowy o powierzenie obsługi zgłoszeń z takim podmiotem. Wdrożone procedury powinny być przyjazne sygnalistom. Obowiązek wdrożenia procedur to również obowiązek ich przestrzegania, w szczególności w  zakresie terminów wskazanych w ustawie.

Podejmowanie działań następczych przez pracodawcę

Ustanowienie procedury to oczywiście często kwestia formalna i techniczna. Najważniejszy nowy obowiązek pracodawcy to obsługa zgłoszeń zgodnie z ustanowioną procedurą i podejmowanie działań następczych. Działania następcze to najprościej mówiąc działania wyjaśniające oraz działania będące reakcją na dokonane zgłoszenie, czyli np. wszczęcie kontroli, a nawet wniesienie aktu oskarżenia przeciwko osobie, która dokonała naruszenia. Wszystko zależy oczywiście od okoliczności konkretnego przypadku.

Zakaz działań odwetowych wobec sygnalistów

Na pracodawcy spoczywa również obowiązek zaniechania działań odwetowych w stosunku do sygnalisty, czyli działań wyrządzających lub mogących wyrządzić sygnaliście szkodę, prób takich działań czy gróźb ich podjęcia względem sygnalisty. Ustawa wyczerpująco określa katalog takich działań jak np. zwolnienie z pracy, dyskryminacja czy mobbing, pominięcie przy awansie lub przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń. W przypadku osób zatrudnionych na innej podstawie nowe przepisy stosuje się odpowiednio. Sygnalista, który stał się obiektem działań odwetowych, ma prawo do żądania odszkodowania lub zadośćuczynienia za doznaną krzywdę. 

Nasza kancelaria oferuje kompleksowe wsparcie w zakresie wprowadzenia procedur ochrony sygnalistów. Szczegółowe informacje dotyczące naszej oferty znajdziesz tutaj. 

radca prawny Ewelina Jasion